Stages au Japon et stagiaires

Dans le cadre de la coopération technique, la JICA met en œuvre un programme de formation à l'endroit des agents de l'administration publique burkinabè. Ces formations sont pour la plupart organisées au Japon par les centres JICA, mais aussi dans d'autres pays où sont implantés des bureaux de l'Agence. Elles ont une durée moyenne comprise entre deux (02) semaines et six (06) mois.

Chaque année, ce sont des dizaines de personnes travaillant dans les domaines de l'Education, l'Agriculture, l'Eau Potable, la Santé, le Commerce et l'Industrie, le développement du secteur privé, l'Energie, l'Environnement, etc. qui y prennent part.

Ce programme de formations a pour but de renforcer les capacités des agents de l'administration publique, des associations et ONGs œuvrant dans le domaine de développement socioéconomique. Ces formations sont aussi l'occasion d'un partage de connaissances et d'expérience entre les participants des différents pays.

I. La procédure d'offre de stage

Chaque année, le bureau local fait avec l'appui du Gouvernement, la sélection des stages qui seront proposés aux Ministères tout au long de l'année.

Environ 03 mois avant le début de la formation, le centre organisateur envoie la brochure d'information générale au Bureau local. Le bureau se charge alors de soumettre l'offre de stage au Ministère concerné à travers le Ministère des Affaires Étrangères. A la lettre d'offre de stage sont joints la brochure d'information générale et le formulaire de candidature.

Le Ministère concerné par l'offre de stage en fait la diffusion au sein du Ministère et des directions et services rattachés. Ledit Ministère collecte les dossiers des éventuels candidats et les transmet au Ministères des Affaires Étrangères.

Le Ministère des Affaires Étrangères, en retour, transmet à l'agence par note verbale les dossiers de candidatures choisis selon les critères définis dans la brochure d'information générale.

Chaque section a en charge la gestion des formations qui concerne son domaine d'activités. Les dossiers peuvent alors être envoyés au centre initiateur de la formation.

Lorsqu'à la date limite de dépôt des candidatures, la JICA n'a reçu aucun dossier, les chargés de programme envoient l'offre de formation à des travailleurs dont le profil correspond et qui sont susceptibles de s'y intéresser aussi bien au niveau central qu'au niveau régional afin d'assurer la participation du Burkina.

II. Procédure de soumission d'un dossier de candidature

Les candidats intéressés par l'offre de formation peuvent le télécharger ici (Word/262KB) ou appeler le bureau de la JICA/Burkina Faso afin de recevoir le formulaire de candidature en version électronique par mail.

Le formulaire est rempli sur ordinateur avant impression en deux (02) exemplaires. Le candidat y appose sa signature et demande la signature de son supérieur hiérarchique à l'emplacement prévue à cet effet.

Il dépose le premier exemplaire directement au bureau JICA afin de respecter le délai de dépôt et fait suivre le deuxième par voie hiérarchique, Ministère de tutelle – Ministère des Affaires Etrangères. Le Ministère des Affaires Etrangères transmet alors le dossier par note verbale. Cette note servira d'accord du Gouvernement pour les candidatures transmises.

La JICA/Burkina se charge de faire parvenir les dossiers de candidatures au centre organisateur du stage. C'est à ce centre que revient la responsabilité de faire la sélection définitive des participants.

III. Procédure suite à l'acceptation de candidature

Dès que la notification d'acceptation est reçue par le bureau, une lettre est envoyée au Ministère des Affaires Etrangères avec ampliation au Ministère de tutelle. Le candidat retenu est alors informé et une première rencontre d'information est organisée avec la personne en charge des stages.

Lors de cette rencontre le candidat recevra :

• Une copie de la lettre d'acceptation adressée au MAE,
• Une copie de la notification d'acceptation reçue du centre organisateur,
• Un guide du kenshu-in (Guide détaillé de la vie et des conditions de formation au Japon.)
• Un CD "conversation simple en japonais"
• Un livret "conversation simple en japonais"

Il recevra aussi les informations relatives aux documents nécessaires pour l'obtention du visa et fixera avec la chargée de stage une date pour son orientation.

L'orientation du candidat consiste à lui donner les informations utiles pour son séjour au Japon. Elle permet de lever les doutes et craintes du candidat sur son voyage.

IV. Procédure pour l'obtention du visa

Une semaine au moins avant son départ, le candidat doit faire une demande de visa à l'Ambassade du Japon au Burkina Faso. Les pièces nécessaires pour l'obtention du visa sont :

• La communication orale autorisant la mission,
• L'ordre mission signé ;
• Le passeport de service ;
• Le billet d'avion ;
• Une photo récente ;
• La notification d'acceptation
• La demande de visa délivrée par la JICA.

Les pièces doivent être déposées à l'Ambassade, une semaine au moins avant le départ. Les demandeurs sont appelés par la personne en charge une fois le visa octroyé.

V. Séjour au Japon

La JICA dispose de comptoirs dans les aéroports d'entrée au Japon. Le personnel qui s'y trouve est chargé d'aider les stagiaires pour les formalités et de les conduire au centre d'hébergement.

Au centre, les participants sont logés dans des chambres individuelles équipées. Le lendemain de leur arrivée, est organisée une séance de briefing avec tous les participants et les organisateurs. Séance pendant laquelle ils recevront les informations et documents utiles pour leur séjour.

Les indemnités quotidiennes allouées aux participants sont calculées pour la durée de la formation et reversées dans un compte bancaire ouvert au nom du participant. Ce dernier se verra remettre une carte bancaire lors de la séance de briefing.

La JICA met à la disposition des stagiaires, les moyens nécessaires à leur formation. Les déplacements entrant dans le cadre de la formation sont organisés par la JICA ; qu'il s'agisse de sortie de terrain ou de visite dans une autre ville.

Les formateurs et le personnel des centres sont disponibles pour rendre plus profitables les formations.

VI. Le plan d'action

De retour de la formation, les stagiaires doivent présenter au chargé de programme concerné, un rapport de stage et un plan d'actions. La JICA accorde une importance particulière au plan d'actions et à sa mise en œuvre.

Il doit être élaboré en tenant compte du quotidien du stagiaire et s'intégrer dans ses activités quotidiennes. Il est à noter que la JICA ne dispose pas de lignes budgétaires pour le financement des plans d'action et des restitutions.

VII. Conclusion

La JICA offre les programmes de formation afin d'accompagner les actions du gouvernement. Ils sont une occasion de partage des connaissances et bonnes pratiques du Japon avec les participants, mais aussi d'échange des connaissances et bonnes pratiques entre les participants de plusieurs pays.

L'on recommande donc aux stagiaires d'avoir une participation active et de s'impliquer lors des échanges ; ils pourront ainsi consolider les acquis de la formation et mieux en faire le partage avec leurs collaborateurs.