Actividades en México

Envío de Voluntarios

Procedimientos para solicitar Voluntarios

Nota: REQUISITOS PARA SOLICITAR VOLUNTARIOS:
Es de suma importancia la selección de la contraparte, quien se encargará de transmitir a las demás personas las técnicas aprendidas después de que el voluntario haya finalizado su misión, por lo que es preciso que la institución receptora asigne contrapartes competentes para este fin. Además las materiales necesarias para facilitar la realización de las actividades del voluntario y brindarle medios de desplazamiento en el desarrollo de su trabajo.

1.Carta de Interés

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La institución u organización mexicana deberá exponer por escrito su interés en participar en el contexto del Programa de Envío de los Voluntarios para recibir la cooperación de los voluntarios japoneses, mediante una carta oficial que deberá dirigir paralelamente a la Oficina en México de la Agencia de Cooperación Internacional del Japón (JICA) y a la Dirección General de Cooperación Técnica y Científica (DGCTC) de la Secretaría de Relaciones Exteriores.

La Carta deberá remitirse a:
Agencia de Cooperación Internacional del Japón (JICA)
Sección de Voluntarios

Domicilio y Teléfonos:
Av. Ejército Nacional No. 904 Piso 16
Col. Palmas Polanco
Delegación Miguel Hidalgo
C.P. 11560, México D.F.
Tel: 5557-9995
Fax: 5395-0063

Dirección General de Cooperación Técnica y Científica (DGCTC), SRE
Programas de Cooperación de Ejecución Nacional

Domicilio y Teléfonos:
Plaza Juárez No. 20, Piso 7,
Col. Centro
Delegación Cuauhtémoc
C.P.06010, México D.F.
Tel: 3686-3000
Fax: 3686-5342

2. Consultas y copias de solicitud

Posteriormente, la Oficina de JICA-México responderá al oficio, permitiéndose hacer las preguntas y comentarios necesarios para poder llegar a un mejor entendimiento en torno de las metas y la problemática de la organización.

3. Solicitud (Versión preliminar)

La organización llenará la solicitud en su versión preliminar, anexando la siguiente documentación:Organigrama, Plan de Trabajo, Lista de Equipo, domicilios de tres opciones de Vivienda Funcional y número de teléfono en donde poder localizar al voluntario(a). Este borrador se enviará a JICA y a la DGCTC, para ser evaluado.

4. Consultas adicionales

Después de recibir esta solicitud, las oficinas coordinadoras del Programa en el ámbito nacional:JICA y DGCTC, analizarán los términos de referencia de las propuestas, intercambiarán consideraciones, y en caso necesario, consultarán o requerirán de la institución mexicana a proporcionar mayor información para un adecuado diseño de la propuesta, por lo que la institución interesada deberá atender las peticiones que se requieran. Una vez satisfechos los requerimientos de los Coordinadores Nacionales del programa, remitirán una versión ajustada de la solicitud. Este proceso se repetirá hastaque la solicitud sea adecuada para los oficiales de ambos gobiernos.

5. Visita al lugar de trabajo

Una vez satisfechos los requerimientos para el diseño de la propuesta de cooperación del Programa de Envío de los Voluntarios, la Agencia de Cooperación Internacional del Japón(JICA) estarán en posibilidad de hacer una visita al lugar para evaluar la factibilidad de la solicitud a Voluntarios; en tal ocasión la institución mexicana podrá recibir servicios de consultoría “in situ”, para adecuar la propuesta, por parte del personal técnico-administrativo que administra el Programa en el ámbito nacional. Adicionalmente se analizaría un esquema operativo de coordinación interinstitucional, en el que además de la representación de JICA y DGCTC, sea posible integrar a autoridades locales y /o estatales, así como a representantes de la institución mexicana; Ello con el fin de delinear los ámbitos de competencia, responsabilidad y de gestión para atender el proceso de administración del ciclo de proyectos.

6. Remisión del Formato

Una vez valorada positivamente la factibilidad de la solicitud, la Oficina de JICA-México enviará los Formatos, en cantidad igual al número de voluntarios solicitados, para el proceso de solicitud oficial entre ambos gobiernos.

7.La Organización requiere el Formato

La organización requerirá debidamente el Formato anexando organigrama, Plan de Trabajo, Lista de Equipo, domicilios de las opciones de Vivienda Funcional y los números de teléfono en donde localizar al voluntario(a); deberá asegurarse de cumplir todos los reglamentos para solicitar los voluntarios.
Ya que el Servicio de voluntarios se lleva a cabo dentro del Acuerdo de Cooperación Técnica, suscrito entre los gobiernos del Japón y de México, toda la solicitud para voluntarios debe gestionarse por canales oficiales de orden gubernamental, a fin de que las autoridades según sea el caso, organizaciones no gubernamentales, municipios, estados o autoridades federales, asuman su compromiso de favorecer el éxito de la cooperación de Voluntarios. Por ello, la solicitud se gestionará vía la Dependencia competente del Tema, área o sector de incidencia, y deberá ser firmada por la autoridad correspondiente.

8. Carta de Postulación (Dependencia)

La Autoridad competente presentará oficialmente por escrito la solicitud de voluntarios, mediante la remisión de una Carta de Postulación dirigida a:

Dirección General de Cooperación Técnica y Científica (DGCTC), SRE
Plaza Juárez No. 20, Piso 7,
Col. Centro
Delegación Cuauhtémoc
C.P.06010, México D.F.
Tel: 3686-3000
Fax: 3686-5342

9. PresentaciónOficial de solicitudes de voluntarios por parte del Gobierno mexicano ante
La Agencia de Cooperación Internacional del Japón.
Canje de Notas Diplomáticas

La Secretaría de Relaciones Exteriores, a través de la Dirección General de Cooperación Técnica y Científica, iniciará la gestión diplomática de las solicitudes de Voluntarios, mediante Nota Verbal que remitirá a la Embajada del Japón. Con ello se dará inicio al canje de notas para atender puntualmente cada una de las propuestas mexicanas.

10. Traducción de solicitudes al idioma japonés

La Solicitud final será revisada y traducida al japonés por la Oficina de JICA en México, antes de ser enviada al Japón, a fin de que se pueda iniciar en ese país el proceso de identificación de temas para el reclutamiento de voluntarios.

11. Encargado en JICA

Lic. Masayuki Minegishi, Coordinador del Programa JOCV
Tel. 5557-9995 ext. 115, Minegishi.Masayuki@jica.go.jp
Lic. Maiko Okazaki, Oficial en el Programa de Voluntarios
Tel. 5557-9995 ext. 119, OkazakiMaiko.MX@jica.go.jp

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