コンサルタント等契約に係る見積書及び請求書の電子データ提出及び押印の取扱いについて

2021年1月18日
2022年4月1日(更新)
JICA調達・派遣業務部

コンサルタント等契約で扱う書類の押印省略可否、及び提出方法に関し、2020年6月4日付お知らせ「緊急事態宣言の解除に伴う契約関連書類の提出に係る運用について」にて当面の取扱いをご連絡しましたが、今後は、以下の通りとします。
精算報告書は電子提出及び社印押印省略を可としました。(2022年4月1日)

  1. プロポーザル、技術提案書、見積書・入札書、請求書等について一部を除き原則、電子メールへの添付で電子データ(PDFファイル)での提出をお願いします(以下、「電子提出」とします)。
  2. 電子提出可否、及び代表者印又は社印押印の省略可否は以下の表をご参照ください。
  3. 代表者印又は社印押印を省略する場合は以下の方法での提出ください。
    1. 該当の書類の表紙に「本件責任者及び担当者」の氏名、役職、所属先及び連絡先(電話番号及び電子メールアドレス)を必ず明記して下さい。
    2. 電子提出する場合は、提出時の電子メールを責任者本人から送付するか、責任者にccを入れてください。
  4. 押印したものを電子データで提出する場合、弊機構への別送は不要です。

各種書類の代表者印又は社印の押印省略可否、および提出方法(注)

書類 電子提出 社印押印省略可否 提出方法等
【新規契約】
  • 企画競争の競争参加資格審査申請書一式
  • プロポーザルとその関連書類(共同企業体結成届含む)・見積書
  • 総合評価落札方式の技術提案書・入札書
【変更契約】
  • プロポーザル
  • 見積書
【新規契約・変更契約共通】
  • 最終見積書
  • 支払先口座届出書
  • 電子メールは契約第一課担当者宛に送付。
  • 電子提出に不都合がある場合は、原本(印刷物)を契約第一課担当者宛に郵送。
  • 契約書
    (製本した原本)
  • 当部業務支援チーム宛に郵送。
  • 前金払請求書
  • 前金払請求書は上記3.の方法で押印の省略可。
  • 前金払請求書の原本(印刷物。押印有無に関わらない)と保証書原本を、当部業務支援チーム宛に郵送。
  • 前金払保証書の原本(印刷物)の郵送前に、前金払請求書と前金払保証書のPDFファイルを当部業務支援チーム担当者(outm1_shiharai@jica.go.jp)宛に送付いただければ、原本(印刷物)到着前に弊機構内での手続等を進めることが可能。
  • 前金払保証書
-
  • 前払金保証書等の返却依頼書
  • 当部業務支援チーム担当者outm1_shiharai@jica.go.jp)宛に電子提出。
  • 同依頼書の原本(印刷物)の郵送は必須ではありませんが、返却用封筒(宛名を記入し簡易書留料金分の切手を貼付したもの)を、当部業務支援チーム宛に郵送(レターパックも可)。
    返却用封筒が到着次第、返送作業に入ります。
  • 部分払、概算払、精算払の請求書
  • 当部業務支援チーム担当者outm1_shiharai@jica.go.jp)宛に電子提出。
  • 電子提出に不都合がある場合は、原本(印刷物)を当部業務支援チーム宛に郵送。
  • 打合簿
  • 業務主任者(一部案件では業務管理者)が押印した打合簿のPDFファイルを、監督職員宛に提出。同PDFファイル受領後、弊機構にて押印し、押印後のPDFファイルを返送。
  • 原本(印刷物)の提出は省略可。
  • 業務主任者(一部案件では業務管理者)が押印した打合簿の電子提出が困難な場合は、押印欄に「承認済」もしくは「押印省略」と記載してPDF化したファイルを監督職員宛に提出いただければ、押印版到着前に弊機構内での手続等を進めることが可能。
    送付の際、電子メール本文内に社内責任者の役職・氏名を明記するとともに、社内責任者本人から送付するか、社内責任者にccで送付。
  • 業務従事月報
  • 業務完了届及びその別紙(自己評価及び契約管理に関する要望について)
  • 業務部分完了届
  • 監督職員宛に電子提出。
  • 原本(印刷物)の提出は省略可。
  • 精算報告書提出期限延長申請書
  • 当部業務支援チーム担当者prtm2-seisan@jica.go.jp)宛に電子提出。
  • 原本(紙ベース)の送付は不要。
  • 2020年9月版以前の契約約款第14条では精算報告書提出期限の延長を1回(1か月延長)のみとしているが、申請があれば2回目以降も承認可。また、1回の申請で1か月より長い期間での延長を申請することも可。
  • 年度末支払い業務との会計から、履行期限の末日が2021年1月以前の案件の精算報告書は遅くとも2021年2月末までに提出。
  • 精算報告書
  • 2021年10月より、原則、電子データ(PDF)での提出になりました。提出方法については、以下のウェブサイトより「コンサルタント等契約における契約金額精算報告書および契約金額支出報告書等の電子ファイル(PDF形式)の提出について」を参照してください。

(注)郵送の場合においても、各提出期限は電子提出の場合と同様とします。