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中小企業・SDGsビジネス支援事業/協力準備調査(PPPインフラ事業)/協力準備調査(海外投融資)/草の根技術協力事業に関する業務委託契約)に係る見積書及び請求書等の電子データ提出及び押印の取扱いについて

2021年5月28日
JICA調達・派遣業務部

中小企業・SDGsビジネス支援事業/協力準備調査(PPPインフラ事業)/協力準備調査(海外投融資)/草の根技術協力事業に関する業務委託契約(注1)で扱う書類の押印省略可否、及び提出方法に関し、2020年6月4日付お知らせ「緊急事態宣言の解除に伴う契約関連書類の提出に係る運用について」にて当面の取扱いをご連絡しましたが、今後は、以下の通りといたしますので、ご協力のほど、よろしくお願いいたします。

  1. 見積書、請求書等について一部を除き電子メールへの添付で電子データ(PDFファイル)での提出(以下、「電子提出」とします)を可能とします。
  2. 電子提出の可否、及び代表者印又は社印押印の省略の可否は以下の表をご参照ください。
  3. 代表者印又は社印押印を省略する場合は以下の方法で提出ください。
    1. 該当の書類に「本件責任者及び担当者」の氏名、役職、所属先及び連絡先(電話番号及び電子メールアドレス)を必ず明記して下さい。
    2. 電子提出する場合は、提出時の電子メールを責任者本人から送付するか、責任者をccに追加の上送付ください。
  4. 押印したものを電子データで提出する場合、弊機構への別送(郵送での提出)は不要です。

(注1)草の根技術協力事業のうち、調達・派遣業務部が契約事務を担っている契約が本通知の対象範囲内となります。国内機関にて契約している案件については本通知を参考としてください。

各種書類の代表者印又は社印の押印省略可否、および提出方法(注2)

書類 電子提出 社印押印省略可否 提出方法等
【新規契約・変更契約共通】
  • 最終見積書
  • 支払先口座届出書
右記参照
  • これまでに機構に登録済みの口座への支払いを請求する場合は、押印省略可。
  • 電子メールは契約第二課担当者宛に送付。
  • 電子提出に不都合がある場合は、原本(印刷物)を契約第二課担当者宛に郵送。
  • ※これまでに機構に口座登録されていない口座への支払請求書を提出する場合、支払口座届出書に押印し、原本を提出してください。
  • 契約書
    (製本した原本)
  • 当部業務支援チーム宛に郵送。
  • 誓約書
※中小企業・SDGsビジネス支援事業のみ
  • 契約第二課担当者宛に送付。
  • 前金払請求書
  • 前金払請求書は上記3.の方法で押印の省略可。
  • 前金払請求書の原本(印刷物。押印有無に関わらない)と保証書原本を、当部業務支援チーム宛に郵送。
  • 前金払保証書の原本(印刷物)の郵送前に、前金払請求書と前金払保証書のPDFファイルを当部業務支援チーム担当者(outm1_shiharai@jica.go.jp)宛に送付いただければ、原本(印刷物)到着前に弊機構内での手続等を進めることが可能。
  • 前金払保証書
※草の根技術協力事業の場合は「連帯保証書」も「前払保証書」とともに対象
-
  • 前払金保証書等の返却依頼書
  • 当部業務支援チーム担当者outm1_shiharai@jica.go.jp)宛に電子提出。
  • 同依頼書の原本(印刷物)の郵送は必須ではありませんが、返却用封筒(宛名を記入し簡易書留料金分の切手を貼付したもの)を、当部業務支援チーム宛に郵送(レターパックも可)。
    返却用封筒が到着次第、返送作業に入ります。
  • 部分払(※)、概算払、精算払の請求書
※草の根技術協力事業の場合は「四半期部分払」と読み替え
  • 当部業務支援チーム担当者outm1_shiharai@jica.go.jp)宛に電子提出。
  • 電子提出に不都合がある場合は、原本(印刷物)を当部業務支援チーム宛に郵送。
  • 打合簿
  • 業務主任者/プロジェクトマネージャー(一部案件では業務管理者)が押印した打合簿のPDFファイルを、主管部の担当者宛に提出。同PDFファイル受領後、弊機構にて押印し、押印後のPDFファイルを返送。
  • 原本(印刷物)の提出は省略可。
  • 業務主任者/プロジェクトマネージャー(一部案件では業務管理者)が押印した打合簿の電子提出が困難な場合は、押印欄に「承認済」もしくは「押印省略」と記載してPDF化したファイルを主管部の担当者宛に提出いただければ、押印版到着前に弊機構内での手続等を進めることが可能。
    送付の際、電子メール本文内に社内責任者の役職・氏名を明記するとともに、社内責任者本人から送付するか、社内責任者をccで送付。
  • 業務従事月報
  • 業務部分完了届
  • 業務完了届
  • 主管部の担当者宛に電子提出。
  • 原本(印刷物)の提出は省略可。
  • 精算報告書提出期限延長申請書
  • 当部業務支援チーム担当者prtm2-seisan@jica.go.jp)宛に電子提出。
  • 原本(紙ベース)の送付は不要。
  • 民間連携事業では、2020年9月版以前の契約約款第14条では精算報告書提出期限の延長を1回(1か月延長)のみとしているが、申請があれば2回目以降も承認可。また、1回の申請で1か月より長い期間での延長を申請することも可。
  • 精算報告書
※草の根技術協力事業の場合は、「精算報告書」、「四半期支出状況報告書ともに対象
  • 原本を当部業務支援チーム宛に郵送。
  • 同原本の提出前に、PDFファイルを当部業務支援チーム担当者(prtm2-seisan@jica.go.jp)宛に送付すれば、原本到着前に、弊機構内での手続等を進めることが可能。

(注2)郵送の場合においても、各提出期限は電子提出の場合と同様とします。