国際協力機構法令・規程集

○保有個人情報の開示等の手続きに関する実施細則

(平成17年4月1日細則(総)第12号)

改正	平成19年4月13日細則(総)第10号	平成20年4月1日細則(総)第5号
改正	平成22年9月30日細則(情)第50号	平成23年3月31日細則(情)第10号

第1章　総則(第1条・第2条)

第2章　体制(第3条)

第3章　保有個人情報開示手続き(第4条)

第4章　保有個人情報訂正手続き(第5条－第11条)

第5章　保有個人情報利用停止手続き(第12条－第16条)

第6章　異議申立て等(第17条)

第7章　情報提供等(第18条)

第8章　様式の制定(第19条)

附則

第1章　総則

(趣旨)

第1条　この細則は、独立行政法人等の保有する個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第59号。以下「個人情報保護法」という。)及び独立行政法人等の保有する個人情報の保護に関する法律施行令(平成15年政令第549号。以下「政令」という。)に基づき保有個人情報の開示、訂正及び利用停止等(以下「開示等」という。)の手続きの実施に必要な事項について定めるものとする。

2　この細則における用語の定義は、個人情報保護法に定める用語の定義と同様のものとする。

(基本方針)

第2条　独立行政法人国際協力機構(以下「機構」という。)は、機構が保有している個人情報について、個人の権利利益を保護するために、個人情報保護法その他関連する法令の規定に則り、保有個人情報の開示等の手続きを適切に実施する。

第2章　体制

(体制)

第3条　保有個人情報の開示等に係る体制については、法人文書の開示等の手続きに関する実施細則(平成15年細則(総)第2号。以下「情報公開実施細則」という。)第3条及び第4条の規定を準用する。この場合において、情報公開実施細則第3条に規定される者が、保有個人情報の開示等に係る業務を兼ねることとし、情報公開実施細則第3条第5項中「情報公開に関する業務」とあるのは「保有個人情報の開示等に関する業務」と、情報公開実施細則第4条中「情報公開に関する事務」とあるのは「保有個人情報の開示等に関する事務」と、「情報公開窓口」とあるのは「個人情報相談窓口」と、「情報公開窓口担当者」とあるのは「個人情報相談窓口担当者」(以下、この細則において情報公開実施細則の規定を準用する場合には同様とする。)と読み替える。

[法人文書の開示等の手続きに関する実施細則(平成15年細則(総)第2号。以下「情報公開実施細則」という。)第3条] [第4条] [情報公開実施細則第3条] [情報公開実施細則第3条第5項] [情報公開実施細則第4条]

第3章　保有個人情報開示手続き

(保有個人情報の開示請求)

第4条　保有個人情報開示手続きについては、情報公開実施細則第5条から第11条及び第13条第1項の規定を準用する。この場合において、情報公開実施細則第5条第1項中「前条」とあるのは「第3条」と、同条第2項中「情報公開法第10条第1項」とあるのは「個人情報保護法第19条第1項」と、情報公開実施細則第6条中「法人文書」とあるのは「保有個人情報」と、情報公開実施細則第7条第3項中「情報公開法第4条第2項」とあるのは「個人情報保護法第13条第3項」と、情報公開実施細則第8条第1項中「情報公開法第5条各号」とあるのは「個人情報保護法第14条各号」と、情報公開実施細則第9条中「情報公開法第14条第1項」とあるのは「個人情報保護法第23条第1項」と、「情報公開法第14条第2項」とあるのは「個人情報保護法第23条第2項」と、「情報公開法第14条第3項」とあるのは「個人情報保護法第23条第3項」と、情報公開実施細則第10条中「情報公開法第12条又は第13条」とあるのは「個人情報保護法第21条又は第22条」と、情報公開実施細則第11条第3項中「情報公開法第15条第3項」とあるのは「個人情報保護法第24条第3項」と、同条第4項中「情報公開法第10条第2項又は第11条」とあるのは「個人情報保護法第19条第2項」と、「延長の根拠として適用する情報公開法の条文」とある規定は準用せず、「書面」とあるのは「開示決定等期限延長通知書」と、情報公開実施細則第13条第1項中「開示請求及び開示実施」とあるのは「開示請求」と読み替える。

2　個人情報相談窓口担当者は、開示請求をする者から、開示請求に係る保有個人情報の本人、未成年者又は成年被後見人の法定代理人(以下「法定代理人」という。)であることを示す書類の提示又は送付による提供をうけ、政令第6条の手続きに則り開示請求者が本人又は法定代理人であることを確認しなければならない。

3　当該開示請求書に形式上の不備があると認めるときは、個人情報保護法第13条第3項の規定により開示請求をした者(以下「開示請求者」という。)に対して、相当の期間を定めて、その補正を求めるものとする。この場合において、機構は、開示請求者に対し、補正の参考となる情報を提供するよう努めなければならない。

4　前項の規定により開示請求者に対して補正を求めた場合、個人情報保護法第19条第1項の規定により当該補正に要した日数は、情報公開実施細則第11条第2項に定める期間に算入しない。

[情報公開実施細則第11条第2項]

5　個人情報保護法第45条に規定する「まだ分類その他の整理が行われていないもので、同一の利用目的に係るものが著しく大量にあるためその中から特定の保有個人情報を検索することが著しく困難であるもの」に該当する保有個人情報は、機構に保有されていないものとみなし、開示請求の対象外とする。

6　開示請求に係る保有個人情報が著しく大量であるため、開示請求があった日から60日以内にそのすべてについて開示決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがある場合には、情報公開実施細則第11条第2項の規定にかかわらず、開示請求に係る保有個人情報のうちの相当の部分につき当該期間内に開示決定等をし、残りの保有個人情報については相当の期間内に開示決定等をする。この場合において、機構は、情報公開実施細則第11条第2項に規定する期間内に、開示請求者に対し、個人情報保護法第20条を適用する旨及びその理由と、残りの保有個人情報について開示決定等をする期限を開示決定等期限特例延長通知書にて通知する。

[情報公開実施細則第11条第2項] [情報公開実施細則第11条第2項]

7　情報公開実施細則第11条第2項に基づき開示請求者に対し通知を行った保有個人情報の開示は、開示請求者からの保有個人情報の開示の実施方法等申出書の受理の後、別表第2に定める方法により、機構が指定した場所にて閲覧若しくは写しを交付するものとする。

[情報公開実施細則第11条第2項] [別表第2]

8　保有個人情報に個人情報保護法第14条各号に規定する不開示情報が含まれている場合において、不開示情報に該当する部分を容易に区分して除くことができるときは、開示請求者に対し、当該部分を除いた部分につき開示しなければならない。

9　開示請求をした法定代理人が、当該開示請求に係る保有個人情報の開示を受ける前にその資格を喪失したときは、当該開示請求が取り下げられたものとみなす。

10　法定代理人に本人の保有個人情報を開示することにより本人の権益利益を侵害するおそれがあるときは、個人情報保護法第14条第1号により不開示とする。

第4章　保有個人情報訂正手続き

(保有個人情報の訂正義務)

第5条　個人情報保護法第27条に規定する訂正請求があった場合において、当該訂正請求に理由があると認めるときは、当該訂正請求に係る保有個人情報の利用目的の達成に必要な範囲内で、当該保有個人情報の訂正をしなければならない。

(訂正請求者の本人確認)

第6条　訂正請求をする者が本人又は法定代理人であることを確認しなければならない。確認にあたっては、第4条第2項を準用する。この場合において、「開示請求をする者」を「訂正請求をする者」と読み替えるものとする。

[第4条第2項]

(訂正請求書の受理)

第7条　訂正請求書は、第4条に規定する個人情報相談窓口における訂正請求をした者(以下「訂正請求者」という。)による直接の提出又は本部への郵送による提出により受理するものとする。

[第4条]

2　当該訂正請求書に形式上の不備があると認めるときは、個人情報保護法第28条第3項の規定により訂正請求者に対して、相当の期間を定めて、その補正を求めるものとする。

3　訂正請求書の受理した日を受付けした日とし、個人情報保護法第31条に規定される「訂正請求があった日」とする。

4　個人情報相談窓口担当者は、訂正請求書を受付けした後、訂正請求の受付確認を訂正請求者に送付する。

(主管部等の特定)

第8条　前条に規定する訂正請求書の受付けが行われた場合、個人情報相談窓口担当者は、総務部長の指示に従い、訂正請求の対象となる保有個人情報の主管部等に対して速やかに、訂正請求処理依頼書を送付する。

2　訂正請求の内容について訂正請求者に照会若しくは補正を求める場合は、原則として総務部長が行う。

3　訂正請求者が、前条第2項の規定に基づく機構の補正の求めに応じ、訂正請求書の補正を行った場合は、総務部長が書面にて主管部等に通知するものとする。

(訂正請求に対する措置)

第9条　主管部等を所管する情報公開責任者は、訂正請求の内容について、十分な検討及び事案の移送の必要性等を十分に考慮し、総務部長に合議の上、訂正決定又は不訂正決定を行うこととする。

2　前項による決定に関する訂正請求者に対する通知は個人情報相談窓口担当者が送付することとし、個人情報保護法第31条の規定により訂正請求書を受付けした日から30日以内に訂正決定通知書又は不訂正決定通知書により行う。ただし、第7条第2項の規定により当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。

[第7条第2項]

3　前項の規定にかかわらず、個人情報保護法第31条第2項の規定により機構は、事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、前項に規定する期間を30日以内に限り延長できるものとする。この場合において、機構は、訂正請求者に対し、遅滞なく、延長後の期間及び延長の理由を訂正決定等期限延長通知書にて通知する。

4　個人情報保護法第32条の規定により機構は、訂正決定等に特に長期間を要すると認めるときは、前項の規定にかかわらず、相当の期間内に訂正決定をすれば足りるものとする。この場合において、機構は、第2項に規定する期間内に、訂正請求者に対し、個人情報保護法第32条を適用する旨及びその理由と、訂正決定等をする期限を訂正決定等特例延長通知書にて通知する。

5　保有個人情報の訂正決定等に関する審査基準は、総務部長が別に定めるものとする。

(事案の移送)

第10条　総務部長は、訂正請求に係る保有個人情報が個人情報保護法第33条又は第34条の規定により他の独立行政法人等又は行政機関の長において訂正決定等をすることにつき正当な理由があると判断する場合は、当該他の独立行政法人等又は行政機関の長に合議の上、書面により事案を移送するものとする。

2　前項により事案の移送を行った場合、個人情報相談窓口担当者は、訂正請求者に対し事案を移送した旨を記載した通知を送付する。

(保有個人情報の提供先への通知)

第11条　訂正決定に基づく保有個人情報の訂正を実施した場合において、必要があると認めるときは、当該保有個人情報の提供先に対し、遅滞なく、その旨を書面により通知するものとする。

第5章　保有個人情報利用停止手続き

(保有個人情報の利用停止義務)

第12条　個人情報保護法第36条に規定する利用停止請求があった場合において、当該利用停止請求に理由があると認めるときは、個人情報の適正な取扱いを確保するために必要な限度で、当該利用停止請求に係る保有個人情報の利用停止をしなければならない。ただし、当該保有個人情報の利用停止をすることにより、当該保有個人情報の利用目的に係る事務又は事業の性質上、当該事務又は事業の適正な遂行に著しい支障を及ぼすおそれがあると認められるときは、この限りでない。

(利用停止請求者の本人確認)

第13条　利用停止請求をする者が本人又は法定代理人であることを確認しなければならない。確認にあたっては、第4条第2項を準用する。この場合において、「開示請求をする者」を「利用停止請求をする者」と読み替えるものとする。

[第4条第2項]

(利用停止請求書の受理)

第14条　利用停止請求をした者(以下「利用停止請求者」という。)からの利用停止請求書は、第3条に規定する個人情報相談窓口における直接の提出又は本部における郵送による提出により受理するものとする。

[第3条]

2　当該利用停止請求書に形式上の不備があると認めるときは、個人情報保護法第37条第3項の規定により利用停止請求者に対して、相当の期間を定めて、その補正を求めるものとする。

3　利用停止請求書の受理した日を受付けした日とし、個人情報保護法第40条に規定される「利用停止請求があった日」とする。

4　個人情報相談窓口担当者は、利用停止請求書を受付けした後、当該利用停止請求の受付確認を利用停止請求者に送付する。

(主管部等の特定)

第15条　前条に規定する利用停止請求書の受付けが行われた場合、個人情報相談窓口担当者は、総務部長の指示に従い、利用停止請求の対象となる保有個人情報の主管部等に対して速やかに、利用停止処理依頼書を主管部等に送付する。

2　利用停止請求の内容について利用停止請求者に照会若しくは補正を求める場合は、原則として総務部長が行う。

3　利用停止請求者が、第14条第2項の規定に基づく機構の補正の求めに応じ、利用停止請求書の補正を行った場合は、総務部長が書面にて主管部等に通知するものとする。

[第14条第2項]

(利用停止に対する措置)

第16条　主管部等を所管する情報公開責任者は、利用停止請求の内容について、十分な検討を行い、総務部長に合議の上、利用停止決定又は不利用停止決定を行うこととする。

2　前項による決定に関する利用停止請求者に対する通知は個人情報相談窓口担当者が送付することとし、個人情報保護法第40条の規定により原則として利用停止請求書を受付けした日から30日以内に利用停止決定通知書又は不利用停止決定通知書により行う。ただし、第14条第2項の規定により当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。

[第14条第2項]

3　個人情報保護法第40条第2項の規定により機構は、事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、前項に規定する期間を30日以内に限り延長できるものとする。この場合において、機構は、訂正請求者に対し、遅滞なく、延長後の期間及び延長の理由を利用停止決定等期限延長通知書にて通知する。

4　個人情報保護法第41条の規定により機構は、利用停止決定等に特に長期間を要すると認めるときは、前項の規定にかかわらず、相当の期間内に訂正決定をすれば足りるものとする。この場合において、機構は、第2項に規定する期間内に、利用停止請求者に対し、個人情報保護法第41条を適用する旨及びその理由、利用停止決定等をする期限を利用停止決定等特例延長通知書にて通知する。

5　保有個人情報の利用停止決定等に関する審査基準については、総務部長が別に定めるものとする。

第6章　異議申立て等

(異議申立て等)

第17条　個人情報保護法第42条に規定する異議申立てがあったときは、情報公開実施細則第14条から第17条までの規定を準用する。この場合において、情報公開実施細則第14条中「情報公開法第18条」とあるのは「個人情報保護法第42条」と、「情報公開法第18条第2項」とあるのは「個人情報保護法第42条第2項」と読み替える。

[情報公開実施細則第14条] [情報公開実施細則第14条] [第18条]

第7章　情報提供等

(情報提供等)

第18条　開示請求、訂正請求又は利用停止請求(以下この条において「開示請求等」という。)をしようとする者がそれぞれ容易かつ的確に開示請求等をすることができるよう、機構が保有する保有個人情報の特定に資する情報の提供その他開示請求等をしようとする者の利便を考慮した適切な措置を講ずるものとする。

第8章　様式の制定

(様式の制定)

第19条　この細則の実施に必要な様式その他手続きについては、総務部長が別に定めるものとする。

附　則

この細則は、平成17年4月1日から施行する。

附　則(平成19年4月13日細則(総)第10号)

この細則は、平成19年4月13日から施行する。

附　則(平成20年4月1日細則(総)第5号)

1　この細則は、平成20年4月1日から施行する。

2　この細則の施行に伴い、第1条から第27条までの規定により改正される各細則の規定により、当該各細則の実施に係る細目の決定を理事長から授権又は委任される者(以下「授権者」という。)が異なることとなる場合であって、この細則の施行の際、現に制定済の準内部規程等の細目(以下「準内部規程等」という。)があるときは、当該準内部規程等に相当する準内部規程等が新たな授権者により別途制定されるまでの間、現に制定済の準内部規程等を当該新たな授権者により制定されたものとみなす。

附　則(平成22年9月30日細則(情)第50号)

この細則は、平成22年10月1日から施行する。

附　則(平成23年3月31日細則(情)第10号)

この細則は、平成23年4月1日から施行する。

別表第1 　削除

別表第2(第4条関係)

	種類	閲覧		写しの交付の方法
1	文書又は図画	本表、2～4を除く文書又は図画の閲覧		文書又は図画(次号から第4号までに該当するものを除く。)　当該文書又は図画を複写機によりA3判以下の大きさの用紙に複写したもの。ただし、これにより難い場合にあっては、当該文書若しくは図画を複写機により日本工業規格A列1番若しくは日本工業規格A列2番の用紙に複写したもの又は当該文書若しくは図画を撮影した写真フィルムを印画紙に印画したもの
2	マイクロフィルム	当該マイクロフィルムを専用機器により映写若しくは当該マイクロフィルムを日本工業規格A列3番(以下「A3判」という。)以下の大きさの用紙に印刷したものの閲覧		マイクロフィルム　当該マイクロフィルムをA3判以下の用紙に印刷したもの
3	写真フィルム	当該写真フィルムを印画紙(縦89ミリメートル、横127ミリメートルのもの又は縦203ミリメートル、横254ミリメートルのものに限る。以下同じ。)に印画したものの閲覧		当該写真フィルムを印画紙に印画したもの
4	スライド	当該スライドを専用機器により映写したものの閲覧		当該スライドを印画紙に印画したもの
5	録音テープ又は録音ディスク	当該録音テープ又は録音ディスクを専用機器により再生したものの聴取		当該録音テープ又は録音ディスクを録音カセットテープ(日本工業規格C5568に適合する記録時間120分のものに限る。)に複写したものの交付
6	ビデオテープ又はビデオディスク	当該ビデオテープ又はビデオディスクを専用機器により再生したものの視聴		当該ビデオテープ又はビデオディスクをビデオカセットテープ(日本工業規格C5581に適合する記録時間120分のものに限る。)に複写したものの交付
7	電磁的記録(本表5、6、8は除く。)	イ	機構がその保有するプログラム(電子計算機に対する指令であって、一の結果を得ることができるように組み合わされたものをいう。)により行うことができる当該電磁的記録をA3判以下の大きさの用紙に出力したものの閲覧	ハ	当該電磁的記録をA3判以下の大きさの用紙に出力したものの交付
		ロ	当該電磁的記録を専用機器(開示を受ける者の閲覧又は視聴の用に供するために備え付けられているものに限る。)により再生したものの閲覧又は視聴	ニ	当該電磁的記録をフレキシブルディスクカートリッジ(日本工業規格X6223に適合する幅90ミリメートルのものに限る。)に複写したものの交付
				ホ	当該電磁的記録を光ディスク(日本工業規格X0606及びX6281に適合する直径120ミリメートルの光ディスクの再生装置で再生することが可能なものに限る。)に複写したものの交付
8	電磁的記録 (本表7　ニ又はホに掲げる方法による開示の実施をすることができない特性を有するものに限る。)	本表7　イからハまでに掲げる方法であって、機構が保有する処理装置及びプログラムにより行うことができるもの