○独立行政法人国際協力機構公印及び電子証明書管理規程
| (平成15年10月1日規程(総)第3号) |
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第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、独立行政法人国際協力機構(以下「機構」という。)における公印の作製、改廃、使用及びその他管理に関する事項並びに電子証明書の取得、貸出、使用及びその他管理に関する事項を定めることを目的とする。
(定義)
第1条の2 この規程における用語の定義は、この規程において特に定めるもののほか、独立行政法人国際協力機構組織規程（平成16年規程（総）第4号）に定めるところによる。
第2章 公印
(種類)
第2条 この規程における公印(以下「公印」という。)は、次に定めるとおりとする。
(1) 機構印
(2) 機構印(無償資金協力契約認証用)
(3) 国内機関等（二本松青年海外協力隊訓練所及び駒ヶ根青年海外協力隊訓練所（以下「両訓練所」という。）を含む。以下この規程で同じ。）印
(4) 在外事務所／支所印
(5) 理事長印(実印)
(6) 理事長印(副印)
(7) 副理事長印
(8) 理事印
(9) 契約担当役理事印
(10) 監事印
(11) 室長／部長／事務局長印
(12) 研究所長印
(13) 国内機関等の長印
(14) 在外事務所長／支所長印
(15) 研究所副所長印
(16) 財務部長印(銀行用)
(17) 研究所長印(銀行用)
(18) 国内機関等の長印(銀行用)
(19) 割印
(20) 第1号から第18号までに定める公印のほか、総務部長が必要と認め別に定めた印
2 前項第1号から第4号までの公印を機関印といい、同項第5号から第19号までの公印及び第5項各号に定める公印を職名印という。
3 公印は、原則として左横書きとする。
4 刻印する文字数が多く、明瞭に表示することができない場合には、その一部を省略することができる。
5 第1項に定めるもののほか、独立行政法人国際協力機構事業継続管理規程（平成26年規程(総)第40号。以下「BCM規程」という。）に基づく緊急事態時の優先業務（以下「緊急事態時優先業務」という。）において使用するため、次の公印を設ける。
(1) 財務部長代理人印(銀行用）
(用途)
第3条 公印の用途は次の各号及び別表のとおりとする。
[別表]
(1) 機関印
当該機関名をもってする文書。ただし、前条第1項第2号に定める公印については、無償資金協力における契約認証書に限る。
(2) 理事長印(実印)
理事長名義をもってする文書であって、印鑑証明書を求められる文書
(3) 理事長印(副印)
理事長名義をもってする文書
(4) 副理事長印
副理事長名義をもってする文書
(5) 理事印
理事名義をもってする文書
(6) 契約担当役理事印
本部契約担当役名義をもってする文書
(7) 監事印
監事名義をもってする文書
(8) 室長／部長／事務局長印
室長／部長／事務局長名義をもってする文書
(9) 研究所長印
研究所長名義をもってする文書
(10) 国内機関等の長印
国内機関等の長の名義をもってする文書
(11) 在外事務所長／支所長印
在外事務所長／支所長名義をもってする文書
(12) 研究所副所長印
研究所副所長名義をもってする文書
(13) 前条第1項第16号から第18号までの公印及び同条第5項各号に定める公印
銀行取引
(14) 割印
外部発信文書のうち、割印の押印が必要と認められる文書
2 前条第1項第20号に定める公印の用途は、総務部長が別に定める。
(公印管理者)
第4条 第2条第1項各号(同項第20号を除く。)及び同条第５項各号に掲げる公印の管理者（以下「公印管理者」という。）は、別表のとおりとし、当該公印の保管及び押印を行う。
2 第2条第1項第20号に定める公印の管理者は、総務部長が別に定める。
3 公印管理者は、公印の保管、使用、その他公印事務の全部又は一部を代行させるため、予め代理人を指名することができる。
4 公印管理者は、代理人として機構の職員（独立行政法人通則法（平成11年法律第103号）第26条に定める者をいう。）以外の者を指名する場合は、当該公印の使用目的、管理体制、事故発生時の対応及び代理人が法人のときには管理責任者等、代理人が遵守すべき事項について、予め代理人に説明し、必要な措置を講じなければならない。
(管理)
第5条 公印管理者（前条第3項に定める代理人を含む。以下同じ。）は、公印の適正な管理に努め、常に細心の注意を払い、過誤の生じないよう心掛けなければならない。
2 公印管理者は、公印を使用しないときは、公印を金庫等に収納し施錠した上で厳重に保管管理しなければならない。
(作製・改廃)
第6条 公印の作製・改廃は、総務部長が行う。
2 毀損、紛失その他の事由により改印の必要が生じたときには、第4条に定める当該公印の管理者は、公印改印申請書(様式第1号)により総務部長に改印の申請をするものとする。
[第4条]
3 総務部長は、前項により公印改印の申請があった場合で必要と認めるときは、当該公印を廃止し、改印する。公印管理者は、不要となった公印に、公印返納届(様式第1号)を添えて速やかに総務部長に返却し、総務部長は特に必要と認めるものを除き3年間保存した後にこれを廃棄する。
(登録)
第7条 総務部長は、公印を作製し、又は改印したときは、公印登録簿(様式第2号)に別に定める登録番号、印影その他必要事項を登録するものとする。
2 総務部長は、公印を廃止したときは、当該公印について前項の公印登録簿に廃止に関する必要事項を登録するものとする。
3 第1項の公印登録簿は、総務部において保管する。
(交付)
第8条 総務部長は、前条の規定に基づき登録した公印を公印管理者に交付する。
2 公印管理者は、前項の規定により交付された公印を受領したときは、公印受領届(様式第1号)を総務部長に送付する。
(押印)
第9条 公印の押印を受けようとするときは、決裁文書又は別に定める申請書を当該文書に付した上で、公印管理者に押印を申請するものとする。
2 公印管理者は、公印の押印に際しては、押印をしようとする文書の内容について決裁文書等と照合する等の方法により確認しなければならない。
3 公印管理者が、第2条第1項第1号、同項第5号又は同項第6号の公印のうち総務部長を公印管理者とするものを押印したときは、押印された文書の写し又は帳簿への記録等により、押印の記録を残さなければならない。
(押印の特例)
第10条 電子的に文書を作成する場合であって、同時に公印の印影等も出力する場合は、総務部長に合議の上、公印の押印とみなすことができる。
2 次の文書は、発信者名の下に「公印省略」の文字を付記することにより、公印の押印を省略することができる。
(1) 在外に派遣されている専門家、調査団、在外公館関係者等に対し発出される文書のうち内容が軽微なもの
(2) 日本国内で関係機関又は関係者あてに発出される文書のうち内容が軽微なもの
第3章 電子証明書
(定義)
第11条 この規程における電子証明書（以下「電子証明書」という。）は、商業登記法（昭和38年法律第125号）に基づく電子認証制度により、法人の代表者等に対して発行され、電磁的記録媒体に記録されたものとする。なお、電子証明書には、使用する際に必要となる暗証番号（以下「PIN」という。）及び使用休止の際に必要となる暗証番号（以下「休止用暗証コード」という。）を設定するものとする。
(用途)
第12条 電子証明書は、国・地方公共団体等に対する電気通信回線を利用したオンラインによる申請・届出の手続きに際し、第3条に定める用途に準じて使用するものとする。
[第3条]
(電子証明書管理者)
第13条 電子証明書、PIN及び休止用暗証コードの管理者（以下「電子証明書管理者」という。）は総務部長とし、電子証明書、PIN及び休止用暗証コードの保管及び貸出を行う。
2 電子証明書管理者は、電子証明書、PIN及び休止用暗証コードの保管、使用その他電子証明書事務の全部又は一部を代行させるため、予め代理人を指名することができる。
(管理)
第14条 電子証明書管理者（前条第2項に定める代理人を含む。以下同じ。）は、サイバーセキュリティ対策実施細則（平成29年細則（情）第11号。以下「セキュリティ対策実施細則」という。)に従って電子証明書、PIN及び休止用暗証コードを適正に管理しなければならない。
(取得・休止)
第15条 電子証明書の取得並びにPIN及び休止用暗証コードの設定・変更は、電子証明書管理者が行う。
2 電子証明書管理者は、前項により電子証明書を取得したときは、電子証明書管理簿（様式第3号）に取得日、有効期間（証明期間）、設定したPIN、休止用暗証コードその他必要事項を登録する。
3 取得した電子証明書が不要となったときは、電子証明書管理者は、使用休止の手続きを行い、前項の電子証明書管理簿に休止に関する必要事項を登録する。
(複製)
第16条 同時に複数の電子証明書の使用が必要であるときは、電子証明書管理者は電磁的記録媒体に電子証明書を複製することができる。電子証明書を複製した電磁的記録媒体は、電子証明書管理簿（様式第3号）に登録すると共に、セキュリティ対策実施細則に従って、電子証明書管理者により、適正に管理しなければならない。
2 電子証明書管理者は、緊急事態時優先業務において使用するため、予め電子証明書を複製し、BCM規程の規定に基づき管理する。
(貸出・返却)
第17条 電子証明書の使用を必要とする部・室・事務局及び研究所並びに国内機関（以下「部等」という。）の長（ただし、研究所においては副所長をいう。以下同じ。）は、電子証明書使用申請書（様式第4号）により、電子証明書管理者に使用の申請を行うものとする。
2 電子証明書管理者は、使用の理由及び使用期間等、申請書の内容を確認の上、使用を申請した部等の長に対し、電子証明書及びPINの貸出を行う。
3 電子証明書管理者は、貸出を行ったときはその記録を残さなければならない。
4 電子証明書及びPINの貸出を受けた部等の長は、使用が終了したときは直ちに、電子証明書使用報告書（様式第4号）により、電子証明書及びPINを電子証明書管理者に返却しなければならない。
(使用)
第18条 電子証明書及びPINの貸出を受けた部等の長は、セキュリティ対策実施細則に従って適正に使用しなければならない。
2 電子証明書及びPINの貸出を受けた部等の長は、当該部等に貸し出された期間、電子証明書及びPINの保管、使用その他電子証明書事務の全部又は一部を代行させるため、予め代理人を指名することができる。
第4章 事故時の対応
(事故報告)
第19条 公印管理者は、公印に盗難、紛失、偽変造、不正使用又はその恐れがあると認められたときは、独立行政法人国際協力機構コンプライアンスに関する規程(平成20年規程(総)第24号。以下「コンプライアンス規程」という。)第6条により、直ちに総務部長、法務・コンプライアンス担当特命審議役に報告しなければならない。
2 電子証明書及びPINの貸出を受けた部等の長は、電子証明書及びPINに盗難、紛失、遺漏、偽変造、不正使用又はその恐れがあると認められたときは、コンプライアンス規程第6条及びセキュリティ対策実施細則第40条第1項及び第2項により、直ちに総務部長、法務・コンプライアンス担当特命審議役及び情報システム部長に報告しなければならない。
第5章 雑則
(委任)
第20条 この規程を実施するための細則及び運用その他必要な事項は、総務部長が別に定める。
附 則
この規程は、平成15年10月1日から施行する。
附 則(平成16年11月1日規程(総)第39号)
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この規程は、平成16年11月1日から施行する。
附 則(平成19年6月20日規程(総)第10号)
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この規程は、平成19年6月20日から施行する。
附 則(平成20年4月1日規程(総)第11号)
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(施行期日)
1 この規程は、平成20年4月1日から施行する。
(組織規程の改正による経過措置)
2 独立行政法人国際協力機構組織規程の一部を改正する規程(平成20年規程(総)第4号。以下「一部改正規程」)の規定に基づき、名称又は分掌に変更があった室、部、事務局又は研究所(以下「部等」という。)においては、平成20年4月1日から同年9月30日までの間、一部改正規程の規定による改正前の独立行政法人国際協力機構組織規程(平成16年規程(総)第4号。以下「組織規程」という。)の規定による部等の名称による機関印又は職名印を、一部改正規程の規定による改正後の組織規程による事務分掌に基づいて引き継いだ部等において、当該部等の名称による機関印又は職名印とみなし、これを使用することができる。
附 則(平成20年10月1日規程(総)第41号)
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この規程は、平成20年10月1日から施行する。
附 則(平成21年2月27日規程(総)第3号)
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この規程は、平成21年3月18日から施行する。ただし、第2条第1項第4号及び別表中「在外事務所」の後に「駐在員事務所」を、第2条第1項第14号、第3条第1項第11号及び別表中「在外事務所」の後に「駐在員事務所長」をそれぞれ追加する改正規定については、平成21年4月1日から施行する。
附 則(平成24年7月17日規程(総)第27号)
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1 この規程は、平成24年7月17日から施行し、平成24年4月1日から適用する。
（大阪国際センターの廃止に伴う経過措置）
2 総務部長が別に定める期間、関西国際センター所長印を複数配置することができる。この場合、所長に加え関西国際センター総務課長が、関西国際センター所長印を管理するものとする。
附 則(平成25年7月1日規程(総)第27号)
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この規程は、平成25年7月1日から施行する。
附 則(平成25年12月25日規程(総)第41号)
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この規程は、平成25年12月25日から施行する。
附 則(平成26年3月28日規程(総)第13号)
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この規程は、平成26年4月1日から施行する。
附 則(平成26年9月10日規程(総)第37号)
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この規程は、平成26年10月1日から施行する。
附 則(平成27年12月24日規程(総)第40号)
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この規程は、平成27年12月28日から施行する。
附 則(平成29年3月24日規程(総)第10号)
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この規程は、平成29年4月1日から施行する。
附 則(平成29年7月5日規程(総)第22号)
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この規程は、平成29年7月5日から施行する。
附 則(平成30年7月26日規程(総)第21号)
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この規程は、平成30年7月26日から施行し、平成30年7月1日から適用する。
附 則(平成31年2月12日規程(総)第1号)
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この規程は、平成31年2月12日から施行する。
附 則(令和2年3月31日規程(総)第7号)
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この規程は、令和2年4月1日から施行する。
附 則(令和2年7月16日規程(総)第16号)
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この規程は、令和2年7月16日から施行する。
附 則(令和3年4月1日規程(総)第11号)
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この規程は、令和3年4月1日から施行する。
附 則(令和5年1月26日規程(総)第1号)
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この規程は、令和5年1月26日から施行する。
附 則(令和5年12月28日規程(総)第27号)
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この規程は、令和6年1月1日から施行する。
附 則(令和6年7月31日規程(総)第23号)
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この規程は、令和6年8月1日から施行する。
別表(第3条及び第4条関係)
| 種類 | 号数 | 公印の名称 | 公印管理者 | 用途 |
| 機関印 | 1 | 機構印 | 総務部長 | 第3条第1項第1号のとおり。 |
| 2 | 機構印(無償資金協力契約認証用) | 資金協力業務部長 | ||
| 3 | 国内機関等印 | 各国内機関等の長（ただし、北海道センターにおいては、道東業務課担当次長を含む。以下別表で同じ。） | ||
| 4 | 在外事務所／支所印 | 在外事務所長、支所長 | ||
| 職名印 | 5 | 理事長印(実印) | 総務部長 | 第3条第1項第2号のとおり。 |
| 6 | 理事長印(副印) | 総務部長 | 第3条第1項第3号のとおり。 | |
| 国内事業部長 | 第3条第1項第3号のうち、民間連携事業部、国内事業部及び青年海外協力隊事務局所掌事務に関するもの（契約関係文書を除く。）に限る。 | |||
| 国際協力調達部長 | 第3条第1項第3号のうち、国際協力調達部所掌事務に関するものに限る。 | |||
| 国際緊急援助隊事務局長 | 第3条第1項第3号のうち、国際緊急援助隊事務局所掌事務に関するもの（契約関係文書を除く。）に限る。 | |||
| 緒方貞子平和開発研究所副所長 | 第3条第1項第3号のうち、緒方貞子平和開発研究所所掌事務に関するもの(契約関係文書を除く。)に限る。 | |||
| 各国内機関等の長 | 第3条第1項第3号のうち、各国内機関等所掌事務(契約関係文書を除く。)及び総務部長が別に定める事務に関するものに限る。 | |||
| 7 | 副理事長印 | 総務部長 | 第3条第1項第4号のとおり。 | |
| 8 | 理事印 | 総務部長 | 第3条第1項第5号のとおり。 | |
| 理事印 | 国内事業部長、国際協力調達部長、青年海外協力隊事務局長、緒方貞子平和開発研究所副所長 | 第3条第1項第5号のうち、各部等の所掌事務に関するものに限る。 | ||
| 理事印 | 各国内機関等の長 | 第3条第1項第5号のうち、各国内機関等所掌事務及び総務部長が別に定める事務に関するものに限る。 | ||
| 9 | 契約担当役理事印 | 財務部長、予算執行管理担当特命審議役、国内事業部長、国際協力調達部長 | 第3条第1項第6号のとおり。 | |
| 10 | 監事印 | 総務部長 | 第3条第1項第7号のとおり。 | |
| 11 | 室長／部長／事務局長印 | 各室、部、事務局の長 | 第3条第1項第8号のとおり。 | |
| 12 | 緒方貞子平和開発研究所長印 | 緒方貞子平和開発研究所副所長 | 第3条第1項第9号のとおり。 | |
| 13 | 国内機関等の長印 | 各国内機関等の長 | 第3条第1項第10号のとおり。 | |
| 14 | 在外事務所長／支所長印 | 別に定める在外事務所長、支所長 | 第3条第1項第11号のうち、各在外事務所長、又は支所長名義の文書及び銀行取引に限る。 | |
| 15 | 緒方貞子平和開発研究所副所長印 | 緒方貞子平和開発研究所副所長 | 第3条第1項第12号のとおり。 | |
| 16 | 財務部長印(銀行用) | 財務部長 | 第3条第1項第13号のうち、財務部長名義をもってする文書に限る。 | |
| 17 | 緒方貞子平和開発研究所長印(銀行用) | 緒方貞子平和開発研究所副所長 | 第3条第1項第13号のうち、緒方貞子平和開発研究所長名義をもってする文書に限る。 | |
| 18 | 国内機関等の長印(銀行用) | 各国内機関等の長 | 第3条第1項第13号のうち、各国内機関等の長名義をもってする文書に限る。 | |
| その他 | 19 | 割印 | 各室、部、事務局の長、研究所副所長及び国内機関等の長 | 第3条第1項第14号のとおり。 |
緊急事態時優先業務において使用する公印
| 種類 | 号数 | 公印の名称 | 公印管理者 | 用途 |
| 職名印 | 1 | 財務部長代理人印(銀行用) | 財務部長 | 第3条第1項第13号のうち、緊急事態時優先業務に関するものであって、財務部長代理人名義をもってする文書に限る。 |
[第3条第1項第1号] [第3条第1項第2号] [第3条第1項第3号] [第3条第1項第3号] [第3条第1項第3号] [第3条第1項第3号] [第3条第1項第3号] [第3条第1項第3号] [第3条第1項第4号] [第3条第1項第5号] [第3条第1項第5号] [第3条第1項第5号] [第3条第1項第6号] [第3条第1項第7号] [第3条第1項第8号] [第3条第1項第9号] [第3条第1項第10号] [第3条第1項第11号] [第3条第1項第12号] [第3条第1項第13号] [第3条第1項第13号] [第3条第1項第13号] [第3条第1項第14号] [第3条第1項第13号]
様式第1号(第6条及び第8条関係)
公印(改印申請・受領届・返納届)書
様式第2号(第7条関係)
公印登録簿
様式第3号(第15条関係)
電子証明書管理簿
様式第4号(第17条関係)
電子証明書使用申請・報告書