○独立行政法人国際協力機構法人文書管理規程
(平成16年8月26日規程(総)第31号)
改正
平成18年4月1日規程(総)第8号
平成18年4月1日規程(総)第9号
平成19年4月2日規程(総)第4号
平成20年4月1日規程(総)第5号
平成20年10月1日規程(総)第45号
平成22年7月8日規程(情)第16号
平成22年9月30日規程(情)第30号
平成23年3月31日規程(情)第21号
平成24年4月2日規程(総)第17号
平成25年3月29日規程(総)第22号
平成28年2月12日規程(総)第3号
平成30年3月30日規程(総)第8号
令和2年12月28日規程(総)第29号
令和3年7月29日規程(総)第20号
令和4年11月24日規程(総)第20号
令和7年5月2日規程(総)第11号
目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 管理体制(第3条-第9条)
第3章 作成(第10条・第11条)
第4章 整理(第12条-第14条)
第5章 保存(第15条・第16条)
第6章 法人文書ファイル管理簿(第17条・第18条)
第7章 移管、廃棄又は保存期間の延長(第19条-第21条)
第8章 点検・監査及び管理状況の報告等(第22条-第24条)
第9章 研修(第25条・第26条)
第10章 補則(第27条-第29条)
附則

(目的)
(定義)
(総括文書管理者)
(副総括文書管理者)
(主任文書管理者)
(文書管理者)
(文書管理担当者)
(監査責任者)
(職員等の責務)
(文書主義の原則)
(適切・効率的な文書作成)
(職員等の整理義務)
(分類・名称)
(保存期間)
(法人文書ファイル保存要領)
(保存)
(法人文書ファイル管理簿の調製及び公表)
(法人文書ファイル管理簿への記載)
(保存期間が満了したときの措置)
(移管又は廃棄)
(保存期間の延長)
(点検・監査)
(紛失等への対応)
(管理状況の報告)
(研修の実施)
(研修への参加)
(役員等が作成し、又は取得した法人文書の管理)
(秘密文書の取扱い)
(細目及び運用)
別表第1(第16条関係)
区分法人文書の類型例保存期間
第1類
文書
(1)機構法・政省令・告示等の制定・改正に関するもの 30年
(2)主務大臣の命令、認可(以下「命令等」という。)で当該命令等の効果が10年を超えて存続するもの 
(3)登記及び登録に関するもの法令で定める登記及び登録に関する文書
(4)規程・細則の制定、改正又は廃止に関するもの規程・細則の制定、改正又は廃止にかかる決裁書
(5)法律又はこれに基づく命令により作成すべきものとされる業務運営の基本的事項及び計画等に関するもの事務及び事業の方針又は計画書(中期計画、年度計画、業務方法書等)
(6)役員の任免に関するもの役員の任免にかかる文書
(7)職員の任免、賞罰等に関するもの職員の任免、賞罰等の人事記録
(8)資本金、交付金の受入、債権の発行、国庫納付、借入金の借入及び償還に関する重要な決裁文書
(9)毎事業年度の予算、事業計画、決算、事業報告に関する決裁文書事務及び事業の実績報告書(財務諸表等、決算報告書、業務報告書等)
(10)決裁文書の管理を行うための帳簿決裁書件名簿
(11)公印の制定、改廃に関する決裁文書 
(12)業務に関する基本的な統計、調査又は研究に関する特に重要なもの 
(13)労働協約及び労働争議に関する重要なもの 
(14)組織及び定員に関する決裁文書 
(15)業務又は会計に関する監査に関するもので特に重要なもの監事意見書
監査報告書
(16)外部提出資料で特に重要なもの
(17)知的財産その他の権利の許諾、譲渡、設定に関する文書で10年を超えて保存が必要なもの 
(18)上記に掲げるもののほか、主任文書管理者がこれらの法人文書と同程度の保存期間が必要であると認めるもの理事会資料並びに議事録
機構の沿革等が編纂又は記録されているもの
第2類
文書
(1)主務大臣の命令等で当該命令等の効果が5年を超えて10年以下存続するもの10年
(2)事務及び事業の基本計画及び実績に関する文書(他類文書に該当するものを除く。)実施計画書
技術協力事業の実施に関する基本合意文書(討議議事録(R/D))の原本
(3)前各号に掲げるもののほか、機構の所管業務に係る重要な事項に係る決裁文書であって、その意思決定内容の効果が5年を超えて10年以下存続するもの準内部規程の制定、改正又は廃止のための決裁文書
国会提出及び答弁資料
(4)異議申立てに対する裁決又は決定その他の処分を行うための決裁文書情報公開法の異議申立てに係る決定、諮問等に関する決裁文書
(5)予算決算及び会計令(昭和22年勅令第165号)第22条に規定する書類又はその写し会計検査院提出支出計算書
(6)契約事務に関する書類又はその写し各種調査等の契約書
予算執行決議書、支出決議書等
積算価格算定に関する指針及び基準
(7)各種届その他の外部提出資料で重要なもの 
(8)調査又は研究に関する重要なもの 
(9)上記に掲げるもののほか、主任文書管理者がこれらの法人文書と同程度の保存期間が必要であると認めるもの各種審議会等の資料、議事録等
表彰を行うための決裁文書
第3類
文書
(1)主務大臣の命令等で当該命令等の効果が3年を超えて5年以下存続するもの5年
(2)前号に掲げるもののほか、機構の所管業務に係る事項に係る決裁書であって、その意思決定内容の効果が3年を超えて5年以下存続するもの 
(3)上記に掲げるもののほか、主任文書管理者がこれらの法人文書と同程度の保存期間が必要であると認めるもの各種審議会等の資料、議事録等(他類文書に該当するものを除く。)
兼業の申請・許可に係る文書
退職手当支給に係る文書
非常勤職員の任免、臨時職員の雇用等に係る文書
専門家、ボランティア、調査団員等の派遣手続きに関する文書
広報又は啓発のための資料(教材等)
第4類
文書
(1)主務大臣の命令等で当該命令等の効果が1年を超えて3年以下存続するもの
3年
(2)定型的な事務に係る意思決定を行うための文書(他類文書に該当するものを除く。)職員に係る各種手当支給に係るもの
出張復命書
後援等名義に関するもの
(3)前各号に掲げるもののほか、機構の所管業務に係る意思決定又は遂行上参考とした事項が記録され、その内容の効果が1年を超えて3年以下存続するもの業務上作成・取得した連絡文書及び業務上参考としたデータ等
(4)職員の勤務の状況が記録されたもの出勤簿
(5)前各号に掲げるもののほか、主任文書管理者がこれら法人文書と同程度の保存期間が必要であると認めるもの各種審議会等の資料、議事録その他の資料で軽易なもの
第5類
文書
(1)主務大臣の命令等で当該命令等の効果が1年間存続するもの1年
(2)軽易な事項に係る意思決定を行うための決裁文書法人文書開示請求書
(3)前各号に掲げるもののほか、主任文書管理者がこれら法人文書と同程度の保存期間が必要であると認めるもの業務上作成・取得した軽易な連絡文書
第6類
文書
(1)定型的な事務に係る意思決定等を行うための文書であって、1年以上の保存を要しないもの随時発生し、短期に廃棄するもの
(例えば、次に掲げる類型に該当する文書。
① 別途、正本・原本が管理されている文書の写し
② 定型的・日常的な業務連絡、日程表等
③ 出版物や公表物を編集した文書
④ 機構の所掌事務に関する事実関係の問合せへの応答
⑤ 明白な誤り等の客観的な正確性の観点から利用に適さなくなった文書
⑥ 意思決定の途中段階で作成したもので、当該意思決定に与える影響がないものとして、長期間の保存を要しないと判断される文書
⑦ 保存期間表において、保存期間を1 年未満と設定することが適当なものとして、業務単位で具体的に定められた文書)
事務処理上必要な1年未満の期間
(2)上記に掲げるもののほか、主任文書管理者が1年以上の保存を要しないと認めるもの 
第7類
文書
当該事案が継続している間保存するもの機構の設立又は改廃に係るもの:組織解散まで

機構を当事者とする訴訟に関するもの:訴訟の終結後10年又は訴訟の結果機構に生じた権利又は義務が履行等により消滅する時のいずれか遅いほう

不動産の取得に関するもの:処分終了まで
不動産の喪失に関するもの:処分終了後30年まで

[円借款]貸付契約書(L/A):完済まで
貸付承諾決裁書、条件変更決裁書:組織解散まで
案件参考資料、案件検討依頼、案件証憑、案件貸出事務関連文書、案件回収事務関連文書、契約書(出融資以外のもの):貸付完了後5年かつ事後評価終了まで

[海外投融資]貸付契約書、出資契約書、貸付承諾決裁書、出資承諾決裁書:S-E(融資案件:完済かつ事後評価完了まで。出資案件:退出かつ事後評価完了まで。)

[無償資金協力]贈与契約書(G/A)及びG/A付属討議議事録(R/D)の原本:発効日から30年
S-E
(システム・エンド)
第8類
文書
順次更新されるまで保存するもの業務マニュアル等(他分類に該当するものを除く。)
法人文書ファイル管理簿
R-E
(リバイズ・エンド)
別表第2(第19条関係)
1.基本的考え方公文書等の管理に関する法律第1条の目的において、「国及び独立行政法人等の諸活動や歴史的事実の記録である公文書等が、健全な民主主義の根幹を支える国民共有の知的資源として、主権者である国民が主体的に利用し得るものであること」及び「国及び独立行政法人等の有するその諸活動を現在及び将来の国民に説明する責務が全うされるようにすること」とされ、法第4条において、経緯も含めた意思決定に至る過程及び事務・事業の実績を合理的に跡付け、検証することができるよう文書を作成しなければならない旨が規定されており、以下の(1)~(4)のいずれかに該当する文書は、「歴史資料として重要な公文書その他の文書」に当たり、保存期間満了後には国立公文書館等に移管するものとする。(歴史史料として重要な公文書その他の文書)(1)国の機関及び独立行政法人等の組織及び機能並びに政策の検討過程、決定、実施及び実績に関する重要な情報が記録された文書(2)国民の権利及び義務に関する重要な情報が記録された文書(3)国民を取り巻く社会環境、自然環境等に関する重要な情報が記録された文書(4)国の歴史、文化、学術、事件等に関する重要な情報が記録された文書2.具体的な移管・廃棄の判断指針1.の基本的考え方に基づいて、個別の法人文書ファイル等の保存期間満了時の措置(移管・廃棄)の判断については、以下の(1)、(2)に沿って行う。(1)別表第1に掲げられた業務に係る法人文書ファイル等の保存期間満了時の措置については、次の表(用語の意義は、別表第1の用語の意義による。)の右欄のとおりとする。
区分保存期間満了時の措置
第1類文書(1)機構法・政省令・告示等の制定・改正に関するもの廃棄
(2)主務大臣の命令、認可(以下「命令等」という。)で当該命令等の効果が10年を超えて存続するもの
(3)登記及び登録に関するもの
(4)規程・細則の制定、改正又は廃止に関するもの
(5)法律又はこれに基づく命令により作成すべきものとされる業務運営の基本的事項及び計画等に関するもの
(6)役員の任免に関するもの
(7)職員の任免、賞罰等に関するもの
(8)資本金、交付金の受入、債券の発行、国庫納付、借入金の借入及び償還に関する重要な決裁文書
(9)毎事業年度の予算、事業計画、決算、事業報告に関する決裁文書
(10)決裁文書の管理を行うための帳簿
(11)公印の制定、改廃に関する決裁文書
(12)業務に関する基本的な統計、調査又は研究に関する特に重要なもの
(13)労働協約及び労働争議に関する重要なもの
(14)組織及び定員に関する決裁文書
(15)業務又は会計に関する監査に関するもので特に重要なもの
(16)外部提出資料で特に重要なもの
(17)知的財産その他の権利の許諾、譲渡、設定に関する文書で10年を超えて保存が必要なもの
(18)上記に掲げるもののほか、主任文書管理者がこれらの法人文書と同程度の保存期間が必要であると認めるもの
第2類文書(1)主務大臣の命令等で当該命令等の効果が5年を超えて10年以下存続するもの廃棄
(2)事務及び事業の基本計画及び実績に関する文書(他類文書に該当するものを除く。)
(3)前各号に掲げるもののほか、機構の所管業務に係る重要な事項に係る決裁文書であって、その意思決定内容の効果が5年を超えて10年以下存続するもの
(4)異議申立てに対する裁決又は決定その他の処分を行うための決裁文書
(5)予算決算及び会計令(昭和22年勅令第165号)第22条に規定する書類又はその写し
(6)契約事務に関する書類又はその写し
(7)各種届その他の外部提出資料で重要なもの
(8)調査又は研究に関する重要なもの
(9)上記に掲げるもののほか、主任文書管理者がこれらの法人文書と同程度の保存期間が必要であると認めるもの
第3類文書(1)主務大臣の命令等で当該命令等の効果が3年を超えて5年以下存続するもの廃棄
(2)前号に掲げるもののほか、機構の所管業務に係る事項に係る決裁書であって、その意思決定内容の効果が3年を超えて5年以下存続するもの
(3)上記に掲げるもののほか、主任文書管理者がこれらの法人文書と同程度の保存期間が必要であると認めるもの
第4類文書(1)主務大臣の命令等で当該命令等の効果が1年を超えて3年以下存続するもの廃棄
(2)定型的な事務に係る意思決定を行うための文書(他類文書に該当するものを除く。)
(3)前各号に掲げるもののほか、機構の所管業務に係る意思決定又は遂行上参考とした事項が記録され、その内容の効果が1年を超えて3年以下存続するもの
(4)職員の勤務の状況が記録されたもの
(5)前各号に掲げるもののほか、主任文書管理者がこれら法人文書と同程度の保存期間が必要であると認めるもの
第5類文書(1)主務大臣の命令等で当該命令等の効果が1年間存続するもの廃棄
(2)軽易な事項に係る意思決定を行うための決裁文書
(3)前各号に掲げるもののほか、主任文書管理者がこれら法人文書と同程度の保存期間が必要であると認めるもの
第6類文書(1)定型的な事務に係る意思決定を行うための文書であって、1年以上の保存を要しないもの廃棄
(2)上記に掲げるもののほか、主任文書管理者が1年以上の保存を要しないと認めるもの
第7類文書当該事案が継続している間保存するもの廃棄
ただし、以下については移管:
・機構の設立又は改廃に係るもの
・貸付承諾決裁書、条件変更決裁書(円借款)
第8類文書順次更新されるまで保存するもの廃棄
注: