○法人文書管理細則
| (平成16年8月26日細則(総)第21号) |
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目次
第1章 総則(第1条－第4条)
第2章 法人文書としての表示(第5条・第6条)
第3章 法人文書の管理(第7条－第15条)
第4章 法人文書の受付及び配布(第16条)
第5章 決裁書(第17条－第25条)
第6章 削除第7章 外部発信文書の発送(第29条－第32条)
第8章 秘密文書の管理(第33条－第41条)
第9章 雑則(第42条－第44条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この細則は、独立行政法人国際協力機構法人文書管理規程(平成16年規程(総)第31号。以下「規程」という。)第29条の規定に基づき、独立行政法人国際協力機構(以下「機構」という。)における法人文書の管理に関する手続その他必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この細則における用語の定義は、規程の定めるところによるほか、次のとおりとする。
(1) 「文書管理」とは、法人文書の取得、作成、決裁、押印、発送、保存及び廃棄を組織的に行うことをいう。
(2) 「電子決裁システム」とは、決裁書の作成、決裁、登録及び保存を行うためのシステムをいう。
(法人文書の取扱いの基本)
第3条 法人文書は、正確・迅速かつ丁寧に取り扱い、事務が適正かつ能率的に行われるように処理及び管理を行わなければならない。
(法人文書管理帳簿)
第4条 部等は、法人文書の管理に必要な帳簿を備え付け、所要の事項を明確に記録しなければならない。
2 総務部に備え付ける帳簿は、次のとおりとする。
(1) 機構全体の法人文書ファイル管理簿(規程第2条第6号に定めるものをいう。)
[規程第2条第6号]
(2) 機構全体の決裁書の番号・件名簿
(3) その他総括文書管理者が文書管理に必要と認める帳簿
3 部等に備え付ける帳簿は、次のとおりとする。
(1) 極秘文書件名簿
(2) その他主任文書管理者がその文書管理に必要と認める帳簿
第2章 法人文書としての表示
(法人文書としての表示)
第5条 規程第12条第1号の規定に基づき法人文書に表示すべき必要事項は、法人文書を作成する職員等が、表示するものとする。この場合における表示は、別の様式等により当該表示を必要とする事項が表示されている場合を除き、原則として様式第1に定める記載例により行うものとする。
2 職員等は、法人文書以外のものとして文書等を作成し、又は取得したときは、組織名や役職名を付すなど法人文書としての表示及びこれに類似の表示を付してはならない。
(表示の特例)
第6条 法人文書のうち、次のものは、規程第12条第1号の規定にかかわらず、法人文書の表示を省くことができる。
(1) 機構外に提出し、若しくは提供するために作成し、又は機構外から取得したもの
(2) 契約書、帳簿及びそれに類するもの
(3) 部等が主管するシステムから定型フォームにて出力されるもの
第3章 法人文書の管理
(法人文書ファイルの作成)
第7条 文書管理者は、その課等で保有する法人文書について、適切に法人文書ファイルとして整理されるよう努めなければならない。
2 文書管理者は、ひとつの法人文書ファイルに属する一部の法人文書について同じ法人文書ファイルに属する他の法人文書と異なる措置を講じようとするときは、当該法人文書ファイルを適切に分割したうえでその措置を講じなければならない。
(法人文書の保存)
第8条 文書管理者は、その課で保有する法人文書について、その保存期間及び保存期間満了時期が適切に決められるよう努めなければならない。
2 法人文書を適切に保存するために必要があると認められるときは、原本に代えてその写し(内容が同一のものを含む。)を正本として保存することができる。
(法人文書の保存期間の延長、廃棄又は移管の実施時期)
第9条 規程第20条及び第21条の規定に基づく法人文書の保存期間の延長、廃棄又は移管は、毎年度終了後3箇月以内に行うものとする。ただし、保存期間が1年未満の法人文書については、その保存期間の延長、廃棄又は移管を随時行うことができる。
(保存期間満了前の法人文書の廃棄)
第10条 主任文書管理者は、その部等の保有する法人文書を保存期間満了時期前に廃棄しなければならない特別の理由があるときは、総括文書管理者の承認を得て、当該法人文書を廃棄することができる。
(廃棄の方法)
第11条 主任文書管理者は、規程第20条第1項の規定により法人文書を廃棄するときは、当該法人文書の内容が漏えいしないよう細断処分、電磁的記録の消去その他当該法人文書に応じた適切な措置を文書管理者又は文書管理者が指揮する職員等に講じさせなくてはならない。
(法人文書の紛失等)
第12条 規程第23条の規定に基づき、法人文書を紛失し、又は損傷した場合は、当該法人文書の主管部等の主任文書管理者は、独立行政法人国際協力機構コンプライアンスに関する規程(平成20年規程(総)第24号)に基づき、総括文書管理者に対し、事故報告を行う。
(法人文書の移管の手続き)
第13条 組織の改廃、所掌事務の変更等(以下「組織改廃等」という。)の結果、主管課等に変更のある法人文書(以下「変更文書」という。)の移管は、次により行う。
(1) 組織改廃等前の主管課等の文書管理者は、変更文書に係る法人文書ファイル管理簿を新たな主管課等の文書管理者に提出する。
(2) 新たな主管課等の文書管理者は、変更文書と変更文書に係る法人文書ファイル管理簿を照合する。
(3) 前号の照合の後、もとの主管課等及び新たな主管課等の属する部署の主任文書管理者は、法人文書ファイル管理簿の修正を行うものとする。
2 組織改廃等の結果、主管課等が存在しないこととなった法人文書ファイルは、総括文書管理者が当該法人文書ファイルに最も密接な関係を有する部等を指名し、当該部等の主任文書管理者に通知することにより、指名を受けた部等において管理する。通知を受けた主任文書管理者は、当該部等内における主管課等を決定する。
(法人文書ファイル管理簿の見直し)
第14条 主任文書管理者は、第9条の規定に基づく法人文書の保存期間の延長、廃棄又は移管の結果にしたがい、規程第18条第1項の規定に基づき、法人文書ファイル管理簿の見直しを毎年度終了後4箇月以内に完結するものとする。ただし、登載済の記載事項の変更は、過誤又は機構の事務及び事業の変更その他特段の事情があると副総括文書管理者が認める場合に限る。
2 前項に関わらず、総括文書管理者は、機構の事務及び事業の変更その他特段の事情により、法人文書ファイル管理簿の改定が必要と認めるときは、関係する部等の主任文書管理者に、その改定を命じることができる。
3 第1項の規定は、前項の規定により改定しようとする場合に準用する。
(法人文書の管理状況の点検)
第15条 主任文書管理者は、前条の規定に基づく法人文書ファイル管理簿の見直しを行うときは、規程第22条第1項に規定する法人文書の管理状況の点検を行うものとする。
第4章 法人文書の受付及び配布
(法人文書の受付及び配布)
第16条 法人文書(ただし、ファクシミリ、電子メールその他通信回線を使用し受信する法人文書(以下「電信文書」という。)を除く。)は、部等に直接送達されるものを除き、総務部を経由し、次の各号によって処理する。
(1) 総務部において受け付けた法人文書は、これを封じたまま部等に送達する。
(2) 配布宛先不明の法人文書は、総務部が開封し、主管部等に送達する。ただし、当該法人文書の安全性に疑義がある場合はこの限りではない。
第5章 決裁書
(起案)
第17条 決裁書は、独立行政法人国際協力機構組織規程(平成16年規程(総)第4号。以下「組織規程」という。)の定めるところにより、起案部等の長等からの命令により、起案者が作成する。
(決裁書の作成方法)
第18条 決裁書は、次の各号に定めるところに従い、起案するものとする。
(1) 事案ごとに起案する。
(2) 決裁書の件名は、できるだけ起案の要旨を明らかにしなければならない。
(3) 決裁書には決裁権者その他所要事項を記載する。
(4) 決裁が、合議で行われるときは、合議をすべき者の職名を決裁書に表示する。
(様式)
第19条 決裁書の様式は、原則として様式第2によるものとする。
[様式第2]
(電子決裁システムによる起案)
第20条 決裁書を作成する場合には、原則として電子決裁システムを用いて作成するものとする。
2 起案した決裁書の番号及び件名は電子決裁システム内で管理し、第4条第2項で定める「決裁書の番号・件名簿」として法人文書ファイル管理簿システムに登録するものとする。
[第4条第2項]
3 電子決裁システムを用いた作成が困難な場合は 、様式第2により決裁書を作成することができる。
[様式第2]
(決裁書の審査及び決裁等)
第21条 決裁書は、独立行政法人国際協力機構文書決裁に関する規程(平成16年規程(総)第5号。以下「文書決裁規程」という。)及び決裁・合議基準表に基づき、指定された者の決裁を得なければならない。
2 決裁書は原則として、その事案を主管する課長の審査を受けるものとする。
3 前2項による審査及び決裁は、原則として電子決裁システムにより行うものとする。ただし、前条第3項の場合、並びに審査及び決裁を行う者が電子決裁システムを一時的に利用できない場合の取り扱いについては、別に定める。
4 決裁権者は、決裁した事項について、その内容又は性質により必要があると認めたときは、当該事項の概要等について、上位の職にある者に報告しなければならない。
5 決裁書の訂正は、決裁過程におけるやむを得ない場合に限り、起案部が合議部等の了承を得て、別に定める手続により行うことができる。
(再度決裁を経ない決裁終了後の決裁書の修正の禁止)
第21条の2 決裁書の内容を決裁終了後に修正することは、修正を行うための決裁書を起案し、改めて順次決裁を経ること(以下この条において「修正のための決裁」という。)をしなければ、これを行ってはならない。
2 修正のための決裁には、当初の決裁書からの修正の箇所及び内容並びに修正の理由を記した資料を記さねばならない。
3 機構の意思決定の内容そのものが記載されている、直接的な決裁対象となる法人文書(以下この条において「決裁対象文書」という。)について修正を行った場合、その原本は、修正のための決裁により修正が行われた後の決裁対象文書とする。
4 修正のための決裁を行った場合、決裁対象文書のうち施行が必要な文書については、次の各号に掲げる修正のための決裁が終了した時期の区分に応じて、当該各号に掲げる決裁番号及び施行日により施行することとする。
(1) 当初の決裁対象文書の施行日前 当初の決裁における決裁番号及び施行日
(2) 当初の決裁対象文書の施行日以後 修正のための決裁における決裁番号及び施行日
5 前項の規定にかかわらず、当初の決裁書の本体ではなく、当該決裁の説明を行うために添付した資料のみを修正した場合、施行が必要な文書については、当初の決裁における決裁番号及び施行日により施行することとする。
6 修正の内容が、客観的に明白な計算違い、誤記、誤植又は脱字など軽微かつ明白な誤りに係るものである場合には、第1項の規定にかかわらず、修正のための決裁に係る手続を、起案部が合議部等の了承を得て、別に定める手続により行うことができる。
(代理決裁)
第22条 文書決裁規程第19条に定めるところにより代理決裁をした者は、第21条第3項に定めるとおり決裁を行った上、代理決裁であることを明示しなければならない。
[文書決裁規程第19条] [第21条第3項]
(決裁書の処理期限)
第23条 決裁書の審査及び決裁を求められた者は、迅速に処理するよう努めるものとする。
第24条 削除
(決裁書の登録)
第25条 決裁を得た決裁書（他部等の合議を必要とする決裁書については、他部等の合議を終えた決裁書）は、電子決裁システムにより決裁番号及び決裁日を登録する。
第6章 削除
第26条及び
第28条まで 削除
第7章 外部発信文書の発送
(外部発信文書の登録)
第29条 機構の外部へ発信する法人文書(以下「外部発信文書」という。)は、次の場合を除き、原則として部等において、電子決裁システムを用いて発信記号及び発信番号その他必要事項を登録する。
(1) 部等が主管するシステムを用いて作成される場合
(2) 処理に係る事案が軽微である場合
(3) 緊急を要する場合その他特段の事情がある場合
2 前項に基づき電子決裁システムに登録した発信記号及び発信番号は、外部発信文書につけることができる。
(外部発信文書の発信者名)
第30条 外部発信文書の発信者名は、原則として別に定める基準のとおりとする。同基準で判断が困難な場合は、当該文書の内容及び重要性を勘案しつつ、文書管理者が発信者名を決定する。
第31条 削除
(公印の押印)
第32条 外部発信文書のうち必要と認められるものは独立行政法人国際協力機構公印管理規程(平成15年規程(総)第3号)に定める公印を押印する。ただし、外国文による外部発信文書には、発信者が署名するものとする。
2 前項に基づき押印した外部発信文書のうち、必要と認められるものは、割り印を押印する。
第8章 秘密文書の管理
(秘密文書の作成及び取得の原則)
第33条 職員等は、秘密文書の作成及び取得を必要最小限にとどめなければならない。
2 職員等は、法人文書として職務上作成し、又は機構以外の法人その他の団体又は個人から職務上取得した文書等が秘密文書に該当すると認められる場合は、遅滞なく、第35条第1項の指定を受けるよう努めなければならない。
[第35条第1項]
(極秘文書件名簿)
第34条 極秘区分の法人文書について、その指定を行った部等の主任文書管理者は、極秘文書件名簿を備え、その複製及び配布先を管理しなければならない。
2 前項に基づき、部等が備え付ける極秘文書件名簿の様式例は、様式第3に定める。
[様式第3]
(秘密取扱期間の指定)
第35条 主任文書管理者は、第33条の規定により秘密文書を作成及び取得した場合は、次条第1項の規定に従い、秘密文書として取り扱うことを明確に記載することによって指定することとする。
[第33条]
2 主任文書管理者は、第33条の規定により秘密文書を作成及び取得した場合は、秘密文書として取り扱うことが必要な期間(以下「秘密取扱期間」という。)を決めなければならない。ただし、秘密取扱期間は、必要最短限度にとどめることとする。
[第33条]
3 秘密取扱期間が経過したときは、当該法人文書は秘密保全の必要がなくなったこととする。
4 主任文書管理者は、その指定した秘密文書の秘密取扱期間が経過する前に、その秘密保全の必要がなくなったと認めるときは、その指定を解除することができる。
5 主任文書管理者は、その指定した秘密文書の秘密取扱期間が経過する前に、必要に応じ、当該秘密取扱期間を変更することができる。
6 主任文書管理者は、その指定した秘密文書について、第4項の指定の解除及び前項の秘密取扱期間の変更をしたときは、当該法人文書に関係する者にその旨通知することとする。
7 法人文書の秘密取扱期間が同文書の保存期間と同一である場合、保存期間の指定をもって秘密取扱期間とみなし、秘密取扱期間の記載を省くことができる。
8 第2項から前項の規定にかかわらず、電子決裁システムで保存される決裁書の秘密取扱期間は同文書の保存期間と同一とする。
(秘密文書としての表示)
第36条 秘密文書としての表示は、規程第12条第1号に定める表示のほか、1件ごとに、次に掲げる事項のほか秘密文書であることを適切に示す上で必要と認められる事項を、当該秘密文書に記載することとする。
(1) 秘密取扱期間
(2) 配布先
2 秘密文書以外の法人文書について、極秘や秘と記載する等秘密文書としての表示又はこれに類似の表示を付してはならない。
(秘密文書の複製)
第37条 極秘区分の法人文書は主任文書管理者の承認を得て原本に代えてその写し(内容的に同一のものを含む。)を正本として保存する場合を除き、その複製をしてはならない。ただし、業務実施上及び法令の遵守に必要な場合であって、主任文書管理者が個別に承認した場合はこの限りでない。
2 極秘区分の法人文書は、原本に代えてその写しを正本として保存したときは、速やかに、原本を復元できない方法により処分しなければならない。
3 秘区分の法人文書は、主管元の主任文書管理者の承認を得なければ、その複製をしてはならない。
4 前項において、秘密文書を緊急に複製することが必要な場合は、事後に主管元の主任文書管理者に通知の上承認を求めることができる。
5 複製された秘密文書の写しは、秘密文書とみなして、この章の規定を適用する。ただし、写しの配布先の部等においては、規程第12条第1号に定める情報資産区分の指定、第35条に定める秘密取扱期間の指定、解除又は変更及び前条に定める秘密文書の管理を除く。
6 複製した秘密文書は利用終了後直ちに復元できないよう廃棄しなければならない。
(秘密文書を移管するときの取扱い)
第38条 職員等は、秘密文書を移管する場合は、移管先に対して、当該法人文書の区分及び配布先等を通知しなければならない。
2 前項において、極秘区分の法人文書を移管するときは、移管元及び移管先の文書管理者は、極秘文書件名簿に移管を記録しなければならない。
(秘密文書の送達)
第39条 主任文書管理者は、極秘区分の法人文書を送達するときは、封筒に入れて携行すること又はこれと同等に当該情報の漏えいを防止することができる方法により行われるよう、措置を講じなくてはならない。
2 秘密文書の送達は、主任文書管理者の指示を受けて別に定めるところにより主任文書管理者が指定する方法により行わなければならない。
(秘密文書の保存)
第40条 総括文書管理者又は主任文書管理者は、次の区分に従い秘密文書を適切に保存しなければならない。
(1) 極秘区分の法人文書については、情報セキュリティ管理細則(平成29年細則(情)第11号)第42条第1項第3号に規定する物理的セキュリティ領域がレベル3以上の箇所にある金庫や施錠できる設備等で常時施錠管理し、使用する時のみ開錠する。
(2) 秘区分の法人文書（電子文書を含む。）については、情報セキュリティ管理細則第42条第1項第3号に規定する物理的セキュリティ領域がレベル3以上の箇所にある施錠できる設備等で管理し、業務終了後は施錠する。又はこれと同等に情報の秘匿性が担保されるものとして総括文書管理者が指定する場所又は方法で管理することとする。
(秘密文書の廃棄)
第41条 主任文書管理者は、秘密文書について、規程第20条第1項の規定により廃棄をしようとするときは、細断処分、電磁的記録の消去その他これと同等に秘密情報の漏えいを完全に防止することができる方法により処分されるよう、措置を講じなくてはならない。
第9章 雑則
(役員が作成し、又は取得した法人文書の管理)
第42条 独立行政法人国際協力機構法（平成14年法律第136号）に規定する機構の役員は、本細則に従い、法人文書を作成又は取得することとする。
(法人文書ファイル管理簿の様式)
第43条 規程第4条第3項第3号の規定に基づき、部等の主任文書管理者が作成する法人文書ファイル管理簿は次の事項について記載することとし、その様式は、様式第4に定める。
[様式第4]
(1) 分類（大分類、中分類）
(2) 名称（小分類）
(3) 保存期間
(4) 保存期間満了時期
(5) 保存期間満了時の措置
(6) 保存場所
(7) 作成又は取得日
(8) 作成又は取得部等名
(9) 保存期間起算日
(10) 媒体種別
(11) 管理担当部等名
2 法人文書及び法人文書ファイル管理簿の管理を円滑かつ効率的に実施するため、部等は総括文書管理者の指示するところに従い、法人文書管理のための専用のシステムを活用する。
3 前項のシステムの運用基準は、別に定める。
(細則の細目及び運用)
第44条 この細則を実施するための細目及び運用その他必要な事項は、総務部長が別に定める。
附 則
この細則は、平成16年9月1日から施行する。
附 則(平成18年4月1日細則(総)第7号)
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この細則は、平成18年4月1日から施行する。
附 則(平成19年11月1日細則(総)第19号)
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この細則は、平成19年11月1日から施行する。
附 則(平成20年3月13日細則(総)第3号)
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この細則は、平成20年4月1日から施行する。
附 則(平成20年4月1日細則(総)第5号)
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1 この細則は、平成20年4月1日から施行する。
2 この細則の施行に伴い、第1条から第27条までの規定により改正される各細則の規定により、当該各細則の実施に係る細目の決定を理事長から授権又は委任される者(以下「授権者」という。)が異なることとなる場合であって、この細則の施行の際、現に制定済の準内部規程等の細目(以下「準内部規程等」という。)があるときは、当該準内部規程等に相当する準内部規程等が新たな授権者により別途制定されるまでの間、現に制定済の準内部規程等を当該新たな授権者により制定されたものとみなす。
附 則(平成20年10月1日細則(総)第44号)
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この細則は、平成20年10月1日から施行する。
附 則(平成22年7月8日細則(総)第37号)
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この細則は、平成22年7月8日から施行する。
附 則(平成23年3月31日細則(情)第6号)
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1 この細則は、平成23年4月1日から施行する。
2 この細則により、細則の実施に関する細目の決定を理事長から授権又は委任される者（以下「授権者」という。）が異なる場合であって、この細則の施行の際、現に制定済の準内部規程の細目（以下「準内部規程等」という。）があるときは、当該準内部規程等が新たな授権者により別途制定されるまでの間、現に制定済の準内部規程等を当該新たな授権者により制定されたものとみなす。
附 則(平成24年4月20日細則(総)第20号)
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この規程は、平成24年4月24日から施行する。
附 則(平成28年2月12日細則(総)第3号)
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この細則は、平成28年2月12日から施行する。
附 則(平成31年4月1日細則(総)第7号)
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この細則は、平成31年4月1日から施行する。
附 則(令和2年3月27日細則(総)第3号)
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この細則は、令和2年3月27日から施行する。
附 則(令和3年7月21日細則(総)第15号)
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この細則は、令和3年8月1日から施行する。
様式第1(第5条関係)
法人文書の表示
様式第2(第19条関係)
決裁書
様式第3(第34条関係)
極秘文書件名簿
様式第4(第43条関係)
法人文書ファイル管理簿