民間連携事業の業務委託契約に係る見積書及び請求書等の電子データ提出及び押印の取扱いについて

2024.04.05

2021年5月28日

2022年11月15日（改訂）

2024年4月5日（改訂）
JICA調達・派遣業務部

民間連携事業の業務委託契約で扱う各種書類の提出方法および押印の取扱いについて、2022年11月15日付お知らせを以下の通り改訂します（2024年4月5日） 。

主な改訂は以下の通りです。

  • 1 . 前払を行う場合において前払金の電子保証を利用する場合の取り扱いを追加しました。
  • 2 . 代表者印又は社印押印の省略可となっている場合は、以下の方法により提出してください。
    （１）該当の書類の表紙に「本件責任者及び担当者」の氏名、役職、所属先及び連絡先（電話番号及び電子メールアドレス）を必ず明記して下さい。
    （２）電子提出する場合は、提出時の電子メールを責任者本人から送付するか、責任者をccに入れてください。
  • 3 . 「精算報告書」については、「社印押印省略」を可としますので、「社印押印省略」により提出する場合は、必ず上記のようにご対応ください。
  • 4 . PDF電子提出可の場合は、 電子印鑑での提出も可とします。
  • 5 . 押印したものを電子データで提出する場合、弊機構への別送は不要です。
【民間連携事業】各種書類の電子データ提出及び押印の取扱い　
No. 書類 PDF電子提出 押印省略 提出方法等
1 最終見積書
（新規契約・変更契約共通）		 可 可 ・契約第二課担当者に電子データをメール添付にて送付（以下「電子提出」と記載します）。
2 誓約書 可 不可 業務主管部担当者宛に提出。
3 支払先口座・電子契約署名アドレス届出書 可 可 電子契約書導入に伴い、過去に機構に口座登録されている場合であっても、提出が必要です。

電子メールは契約第二課担当者宛に送付。

電子提出に不都合がある場合は、原本（印刷物）を契約第二課担当者宛に郵送。
4 契約書 - - 電子契約：
支払口座・電子契約署名アドレス届出書記載の電子メールアドレスを使用して契約書の署名を行います。
電子契約書の本格導入について
不可 不可 書面契約：
当部業務支援チーム宛に送付。
5 前金払請求書 可 可 前金払請求書は上記２．の方法で押印の省略可。

【保証書が電子の場合】
　前金払請求書（PDFファイル）及び電子化した保証書を閲覧するための保証契約番号と認証キーを当部業務支援チーム担当者（ outm1_shiharai@jica.go.jp ）宛に送付

【保証書が電子ではない場合】
　前金払請求書の原本（印刷物。押印有無に関わらない）と保証書原本を、当部業務支援チーム宛に郵送。

前金払保証書の原本（印刷物）の郵送前に、前金払請求書と前金払保証書のPDFファイルを当部業務支援チーム担当者（ outm1_shiharai@jica.go.jp ）宛に送付いただければ、原本（印刷物）到着前に弊機構内での手続等を進めることが可能。
6 前金払保証書 不可 -
7 前金払保証書等の返却依頼書 可 可 【保証書が電子ではない場合に限ります。】
・当部業務支援チーム宛（outm1_shiharai@jica.go.jp）にメール添付にて提出。
・返却依頼書の原本の返却は必須ではありませんが、返却用封筒（宛名を記入し簡易書留料金分の切手を貼付したもの）を、当部業務支援チーム宛に郵送（レターパックも可）。
返却用封筒が到着次第、返送作業に入ります。
8 部分払、概算払、精算払の請求書 可 可 ・当部業務支援チーム（outm1_shiharai@jica.go.jp）宛に電子提出。
・電子提出に不都合がある場合は、原本（印刷物）を当部業務支援チーム宛に送付。
9 打合簿 可 不可 ・業務主任者が押印した打合簿のPDFを、業務主管部担当者宛に提出。
・同PDF受領後、弊機構にて押印し、押印後のPDFを返送。
10 精算報告書提出期限延長申請書 可 可 当部業務支援チーム（prtm2-seisan@jica.go.jp）宛に電子提出。
※2月・3月が契約履行期限の案件は、同延長申請の対象外となります。
11 精算報告書
PDFまたは原本の提出を選択できます。		 可 可 PDF提出： 以下URLを参照の上、指定のGIGAPOD経由でご提出ください。 （注）提出に関する問い合わせ先：業務支援チーム精算班（e_seisan2@jica.go.jp）
契約金額精算報告書の電子ファイル（PDF形式）提出・修正マニュアル民間連携事業（業務委託契約）
- 不可 原本提出：
紙の原本を当部業務支援チーム宛に送付。

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