電子契約書の本格導入について

2023.07.26

2023年7月26日
独立行政法人国際協力機構
調達・派遣業務部

平素より当機構業務にご理解とご協力を賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、調達・派遣業務部では、従来、書面で作成し、郵送で取り交わしていた契約書について、電子署名による電子契約書を導入することを目指し、2022年10月から試行を開始しました。
今般、試行導入結果をレビューしましたところ、大きな問題はなく、業務の合理化に効果があることが検証されましたので、本案内掲載日より、本格導入することにいたします。

下記に、試行導入と本格導入の違いをご説明するとともに、電子契約のメリットや実施要領を改めてご案内いたしますので、電子契約書をぜひご利用ください。

記

１．試行導入と本格導入の違い

  • 本格導入後、契約書は、原則、当機構で導入している電子契約システムを利用した電子承認による電子契約書となります。ただし、電子契約書による契約が難しい特段の事情がある場合には、書面契約書にも引き続き対応します。
  • 試行導入結果を受け「支払先口座・電子契約署名アドレス届出書」を改定しました。改定後様式はJICAホームページから入手いただけます。今後はこちらをご利用ください。

リンク先：調達ガイドライン、様式 ｜ JICAについて - JICA　
※該当する契約を選択してお進みください。

  • その他、試行導入と本格導入で署名方法等に変更はございません。既に導入されている受注者様／受託者様におかれましては、本格導入に伴い何か追加で行っていただく作業もございません。

２．契約書を電子化するメリット

電子契約書には、以下のメリットがあります。

  • 契約書への収入印紙の貼付が不要になります。
  • オンラインで署名が完結するので契約書の郵送が不要、インターネット環境があれば、どこにいても署名ができます。
  • 原本はPDFデータとなり、保管場所をとりません。

３．使用するシステム

  • システム名：電子契約サービスWAN-Sign
  • システム提供会社：株式会社NXワンビシアーカイブズ
  • （注）システムは無料でお使いいただけます（インストールも不要です）。

４．電子契約の対象となる契約

機構本部で取り扱う以下の契約の新規契約及び変更契約が対象です。

  • コンサルタント等契約（コンサルタント等契約（国内業務）を含む）：業務実施契約、業務実施契約（単独型）
  • 民間連携事業：提案企業とJICA間の業務委託契約（旧制度下採択案件）
  • 草の根技術協力事業：提案団体とJICA間の業務委託契約のうち、本部移管されている契約
  • 各種国内向け物品・役務の提供等契約
  • 機材調達契約

５．本格導入開始日

コンサルタント等契約
 新規公示については2023年8月2日以降の公示日分から適用。
上記以前の公示分、変更契約も本案内掲載日以降、順次導入。
草の根技術協力事業
民間連携事業		 本案内掲載日以降、新規契約・変更契約ともに順次導入
各種国内向け物品・役務の提供等契約、機材調達契約 本案内掲載日以降、新規契約・変更契約ともに順次導入

※専門家派遣契約については2022年5月から本格導入済み。

６．契約書電子署名の流れ（概要）

画像

  • 1 . 電子契約書システムから、貴社指定の電子契約書署名用のメールアドレス（以下、電子契約書アドレス）宛に電子署名のリンク先をお送りします。
  • 2 . 別途、電子契約書アドレス宛に1 . のリンク先にアクセスするためのパスワード（＝アクセスコード）をお送りします。
  • 3 . 電子署名リンクにアクセスし、契約書の内容を確認します（署名前の契約書案PDFをダウンロードして確認することも可能です）。
  • 4 . 内容に問題がなければ、「署名」ボタンをクリックします。（注）署名期限は90日
  • 5 . 「署名」ボタンをクリックすると、貴社の署名が終了した旨、貴社およびJICAに自動的に通知されます。共同企業体の場合、各社に連絡が届きます。
  • 6 . 上記5 . の通知が届きましたら、署名済み契約書PDF原本を入手できますので、14日以内にダウンロードして保管してください。

各プロセスの具体的な実施方法については、別紙もご参照ください（動画説明もご利用いただけます）。ただし、この電子契約では、上記の通り、内容をご確認の上で署名をしていただくだけなので、別紙及び動画で説明されている機能の一部（署名者変更や署名者情報等の入力）はご利用できません。

７．ご準備いただく事項

電子契約書導入にあたっては、貴社にて以下のご準備をしていただく必要がございます。

  • 貴社内の契約書電子署名のための承認体制の整理
  • 上記6で使用する、電子契約書アドレスとその管理者の指定。本メールアドレスで電子契約書署名（承認）を行いますので、扱いを含め非常に重要なアドレスとなります。電子契約書アドレスのJICAへの届出方法は、「支払先口座・電子契約署名アドレス届出書」にて、銀行口座とともに電子契約書署名用のメールアドレスを届け出ていただきます。
  • 当該電子契約書アドレスは、契約毎に変更することは可能ですが、契約途中の変更は原則できません。

８．その他、留意事項等

  • 電子契約書では、署名情報と日時情報（タイムスタンプ）がデータとして記録された契約書（PDF）が原本となります。変更契約から電子化する場合、電子化導入以前の契約については書面の押印文書が原本、電子化導入後は電子署名をした変更契約書（PDF）が原本となります。
  • 電子契約書導入にあたり、一部契約条項が変更（加筆）となります。変更箇所は、各契約担当にご確認ください。
  • 当初契約から電子契約で署名、あるいは、変更契約から電子契約に切り替えた場合、当該契約終了まで電子契約となります。

以上

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