コンサルタント等契約に係る見積書及び請求書の電子データ提出及び押印の取扱いについて

2021年1月18日
2022年4月1日（更新）
2023年1月20日（更新）
2024年11月8日（更新）
JICA国際協力調達部

コンサルタント等契約で扱う書類の押印省略可否、及び提出方法に関し、2020年6月4日付お知らせ「緊急事態宣言の解除に伴う契約関連書類の提出に係る運用について」にて当面の取扱いをご連絡し、精算報告書は電子提出及び社印押印省略を可としました。（2022年4月1日）

今般、東日本建設業保証株式会社（西日本建設保証株式会社及び北海道建設業信用保証株式会社を含む）における電子保証の取扱いを開始したことにより、受注者からの前金払請求の際に提出を求めていた保証書を電子化することにしたことに伴い、受注者からの前金払請求書も電子提出を可能とし、押印・原本の提出は求めないこととしますのでお知らせします。（2023年1月20日）

  1. プロポーザル、技術提案書、見積書・入札書、請求書等について一部を除き原則、電子データ（PDFファイル）での提出をお願いします（以下、「電子提出」とします）。提出方法（PARTNERへのアップロード、電子メール添付等）は、公示／企画競争説明書／入札説明書または国際協力調達部担当者の指定する方法とします。（2024年11月8日追記）
  2. 電子提出可否、及び代表者印又は社印押印の省略可否は以下の表をご参照ください。
  3. 電子印鑑での提出も可とします（2024年2月28日追記）。
  4. 代表者印又は社印押印を省略する場合は以下の方法での提出ください。
    1. 該当の書類の表紙に「本件責任者及び担当者」の氏名、役職、所属先及び連絡先（電話番号及び電子メールアドレス）を必ず明記して下さい。
    2. 電子提出する場合は、提出時の電子メールを責任者本人から送付するか、責任者にccを入れてください。
      ただし、PARTNERへアップロードする場合には、責任者のCCは不要です。（2024年11月8日追記）
  5. 押印したものを電子データで提出する場合、弊機構への別送は不要です。

各種書類の代表者印又は社印の押印省略可否、および提出方法（注）

書類 電子提出 社印押印省略可否 提出方法等
【新規契約】
  • 企画競争の競争参加資格審査申請書一式
  • プロポーザルとその関連書類（共同企業体結成届含む）・見積書
  • 総合評価落札方式の技術提案書・入札書
 可 可
【変更契約】
  • プロポーザル
  • 見積書
【新規契約・変更契約共通】
  • 最終見積書
  • 支払先口座届出書
 可 可
  • 電子メールは契約推進第一課／第二課担当者宛に送付。
  • 電子提出に不都合がある場合は、原本（印刷物）を契約推進第一課／第二課担当者宛に郵送。
  • 契約書
    （製本した原本）
 否 否
  • 当部予算執行・契約書ユニット宛に郵送。
  • 電子署名契約書
 可 否

契約書の最終PDF化に向け、定型文書以外は修正可能なWord/Excelによる複数ファイルのまま契約推進第一課／第二課の担当者宛に提出ください。

そのデータをもとに最終pdf化した契約書の確認メールを予算執行・契約書ユニット（prtm3_contract@jica.go.jp）から受注者側の契約担当者様にお送りします。最終確認した旨を返信願います。
  • 前金払請求書
 可 可
  • 前金払請求書は上記3．の方法で押印の省略可。

【保証書が電子の場合】

前金払請求書（PDFファイル）及び電子化した保証書を閲覧するための保証契約番号と認証キーを当部調達経理課支払班（outm1_shiharai@jica.go.jp）宛に送付

【保証書が電子ではない場合】

  • 前金払請求書の原本（印刷物。押印有無に関わらない）と保証書原本を、当部調達経理課支払班宛に郵送。
  • 前金払保証書の原本（印刷物）の郵送前に、前金払請求書と前金払保証書のPDFファイルを当部調達経理課支払班（outm1_shiharai@jica.go.jp）宛に送付いただければ、原本（印刷物）到着前に弊機構内での手続等を進めることが可能。
  • 前金払保証書
 可 -
  • 前払金保証書等の返却依頼書
 可 可

【保証書が電子ではない場合に限ります。】

  • 当部調達経理課支払班（outm1_shiharai@jica.go.jp）宛に電子提出。
  • 同依頼書の原本（印刷物）の郵送は必須ではありませんが、返却用封筒（宛名を記入し簡易書留料金分の切手を貼付したもの）を、当部調達経理課支援班宛に郵送（レターパックも可）。
    返却用封筒が到着次第、返送作業に入ります。
  • 部分払、概算払、精算払の請求書
 可 可
  • 当部調達経理課支払班（outm1_shiharai@jica.go.jp）宛に電子提出。
  • 電子提出に不都合がある場合は、原本（印刷物）を当部調達経理課支払班宛に郵送。
  • 打合簿
 可 否
  • 業務主任者（一部案件では業務管理者）が押印した打合簿のPDFファイルを、監督職員宛に提出。同PDFファイル受領後、弊機構にて押印し、押印後のPDFファイルを返送。
  • 原本（印刷物）の提出は省略可。
  • 業務主任者（一部案件では業務管理者）が押印した打合簿の電子提出が困難な場合は、押印欄に「承認済」もしくは「押印省略」と記載してPDF化したファイルを監督職員宛に提出いただければ、押印版到着前に弊機構内での手続等を進めることが可能。
    送付の際、電子メール本文内に社内責任者の役職・氏名を明記するとともに、社内責任者本人から送付するか、社内責任者にccで送付。
  • 業務従事月報
  • 業務完了届及びその別紙（自己評価及び契約管理に関する要望について）
  • 業務部分完了届
 可 可
  • 監督職員宛に電子提出。
  • 原本（印刷物）の提出は省略可。
  • 精算報告書提出期限延長申請書
 可 可
  • やむを得ず契約書に定められた期限に提出できない場合、調達経理課精算班（prtm2-seisan@jica.go.jp）宛に電子提出。
  • 原本（紙ベース）の送付は不要。
  • 精算報告書
 可 可
  • 2021年10月より、原則、電子データ（PDF）での提出になりました。提出方法については、以下のウェブサイトより「コンサルタント等契約における契約金額精算報告書および契約金額支出報告書等の電子ファイル（PDF形式）の提出について」を参照してください。

（注）郵送の場合においても、各提出期限は電子提出の場合と同様とします。