モニタリングシステム

2020年3月からCOVID-19の影響により、プロジェクトは活動の中断を経験し、日本人専門家は日本から遠隔で情報収集を図りました。どのような活動を実施しているか、活動が的確に取り組まれているのか、どのような課題や問題があるのか、継続的なモニタリングが必要であり、好事例や教訓等の情報を収集することも重要でした。
2021年4月に日本人専門家が赴任して、カウンターパート機関（地方開発社会投資基金）と議論を重ね3つのツールを用いたモニタリングシステムを6月から試行してきました。その結果、一定の効果が確認されたことから8月に開催した合同調整委員会（JCC）の合意を得て、9月から全12市に本格的に導入しました。その3つのツールは以下のとおりです。

1．通信アプリWhatsAppを用いた市別のグループ（随時）
WhatsAppは、日本で使用頻度の高いLineと同じような機能があります。市長、助役、プロモーター等の市職員の他、カウンターパート、日本人専門家、プロジェクトのローカルコンサルタント等が参加し、活動写真や計画、意見交換や議論の場として活用しています。

2．Excelシートを用いた簡易モニタリング表（月毎）
各集落で取組まれている集落開発計画作成及び活動の実施について、以下の3項目を記述します。
1）活動マニュアルに沿った進捗度（6段階の工程）
2）活動の実施状況（具体的な活動や課題を記述）
3）集落別の活動計画

3．市別活動計画（月毎）
各市で各分野のプロモーターらが協働で作成した計画書をWhatsAppグループで共有することで、各プロモーターらに活動実施の責任が付帯されます。また、市長や助役、そしてカウンターパート機関は、それらの活動をWhatsAppから随時モニタリングすることができます。

月毎のモニタリングツール（2と3）は、各市役所の技術チームが中心となって作成します。取りまとめ役は市の助役で、各市から集められた情報をプロジェクトで一覧表にして、各市へコメントをつけてフィードバックしています。また、プロジェクトで雇用しているローカルコンサルタントは、これらのツールを用いて、必要なところに必要な働きかけをするようにしています。
プロジェクトでは、このモニタリングシステムを定着させるために、本年度は4人のローカルコンサルタントを投入して、各市役所に働き掛けます。

集落別の集落開発計画のモニタリングツール（一部抜粋）