週会議の議事録もファシグラで効率化に成功！

南米パラグアイの電力公社（ANDE：アンデ）と一緒に活動している、当プロジェクトでは、昨年2015年後半から会議改善活動を推進しています。そのひとつとして、日本の教育分野でも進められている、会議を視覚化する技術であるファシリテーショングラフィック（以下、ファシグラ）を取り入れてきました。

また、会議の内容を議事録に残す活動も進めてきました。最初は、議事録を作成するのは補助的な仕事とみられていて、公務員がする仕事ではないと議事録を作成すること自体受け入れられませんでした。議事録を残さない会議は、共通認識の確認が不十分であることを何度も話し合い、議事録を作成することに取り組んでくれるようになりました。ただ、毎週月曜日の朝30分間開催される週会議の議事録の作成に、半日かかっていました。書き写すのではなく要約するというのは非常に訓練がいるもので、慣れていない場合はとても難しいものです。訓練が実って、2時間ほどで完成するまでになりましたがそれでも負担が大きいものでした。

そこで、仕事の効率化のために至った解決法は、ファシグラをそのまま議事録にしてしまうという方法です。この方法は、まさに会議中に議事録を作成し、参加者全員の目の前で決定事項を全員で確認できます。会議終了後は、ファシグラを写真に撮り、そのままファイルして議事録にしてしまいます。デジタルカメラの扱いに慣れれば、約10分で議事録を作成することができ、仕事の効率化にもつながりました。これからも、アイディアで仕事の効率化を図っていきたいです。