契約認証に必要な書類とその関連手続き

◎契約認証に必要な書類とその関連手続き

契約の認証（verification）は、当該契約に基づく受贈国実施機関の支払いに対して、交換公文（E/N）及び贈与契約（G/A）の規定に基づき無償資金（Grant）の適用（eligible for the Grant）を認めるための重要な承認手続きです。
契約認証に必要な申請書類及び関連手続きは以下のとおりです。
なお、契約変更に係る認証についても、同様の書類と手続きとなります。

１．契約認証に必要な書類

（１）契約認証に係る申請書
契約認証は受贈国実施機関からの申請に基づき実施することになりますので、原則として実施機関からの署名を取り付けてください。
（Word/19KB）、（PDF/148KB ）
※ 2025 年 2 月に書式を改正し、従来の Attached Sheet 等を廃止した簡素な書式としています。
（２）契約書
契約書のうち、「表紙を含む契約書本文（表紙から契約者署名欄までの部分（コンサルタント契約の場合）」と「特定契約条件書」を提出してください。標準契約約款（General Conditions）、技術仕様書（Specification）、設計図面（Drawings）やその他の契約書類（Contract Documents）の提出は不要です。
「特定契約条件書」は、通常、コンサルタント契約では”Special Conditions of Agreement”、業者契約では”Particular Conditions（Part A/Part B）”と表記されています。現地企業活用型の場合、契約条件書がGeneralとParticularに区分されていませんので、契約条件書（Conditions of Contract）を提出してください。
人材育成奨学計画や調達代理方式のエージェント契約、及び変更契約書については、契約書全文の提出を求めています。
なお、英文以外による契約書の場合は、英訳を添付してください。
（３）施工工程表／工事出来高予定表（施設建設契約のみ）
施設案件については、支払い条件の確認のため、施工工程表／工事出来高予定表を提出してください。以下は記載例です。
（ Excel/70KB ）、（ PDF/75KB ）
（４）Schedule of Payment
（ Excel/28KB ）、（ PDF/427KB ）
（３）～（4）の書類については、コンサルタントが作成した書類で構いません（施主の確認の有無は問いません）。

２．契約認証（同意）の申請手続き

契約認証窓口への持参ではなく、メール添付にて必要書類をお送りください。また、メール本文に契約認証依頼であること、案件名、契約種類（コンサルタント契約／業者契約等）、契約者名及び新規／修正の区分を記載願います。
宛先：gltco@jica.go.jp（CCに実施監理担当者アドレスを加えてください）
メールに添付する書類：
　・契約認証に係る申請書
　・契約書（提出を求める範囲は上記１.(２)の通り）の原本証明付^＊きPDFファイル（英文以外の契約書は英訳を含む。）
　　　　※原本を証明する契約書のコピーとは、契約書のコピーにゴム印や手書きで
　　　　「原本と相違ない」ことを自社が印鑑または署名で証明されたものをいいます。
　　　　　なお、公証人役場での私署証書の謄本認証を受ける必要はありません
　・施工工程表／工事出来高予定表（施設建設契約の場合）
　・Schedule of Payment

３．契約認証（同意）書の発行手続き

契約認証書を発給は、契約書（提出を求める範囲は上記１．（２）の通り）原本（２部）を確認して割印を押しますので、以下の方法で原本を提出してください。
なお、当機構にご提出いただく「契約書の原本」２部のうち１部は契約認証申請時に提出された契約書（PDF写／原本証明付）の原本でなければなりません。異なる原本を提出された場合は、認証書をお渡しすることができませんので、ご注意ください。
また、一頁でもイニシャルサインが抜けている場合には、手交時に契約書原本を袋とじにて提出頂く必要がありますので、併せてご注意ください。
（１）弊機構本部での直接手交
受付時間：　09:30～12:00　13:30～16:30
受付場所：　資金協力業務部　計画・調整課
（２）簡易書留等の郵送による授受
郵送宛先：　弊機構資金協力業務部計画・調整課契約認証窓口
認証決裁が終わった契約について、計画・調整課からコンサルタント宛ご連絡を差し上げますので、その際上記（１）、（２）のどちらとするかお知らせください。
上記（１）の場合、事前に日時を調整させていただきます。
上記（２）の場合、発送時の日時指定は不要ですが、計画・調整課担当が書類を受け取り、認証書等をご返送するまで数日かかりますのでご了承ください。

【契約認証手続きにおける契約書の事前校閲について】

契約締結（署名）前の契約書ドラフトについて、契約認証（同意）審査の観点から内容確認（「事前校閲」）をさせていただくことも可能です。「事前校閲」は必須ではありませんが、ドラフト段階で内容を確認し、必要な修正を反映させたうえで署名することにより、署名後の契約認証（同意）手続きが迅速かつ円滑に進むことが期待されますので、積極的にご活用ください。
（１）事前校閲の適用対象
新規契約書だけでなく、修正契約書も適用対象となります。
時間的に可能であれば、入札図書に添付する業者契約書（案）も適用対象です。
（２）事前校閲の手順
１）コンサルタントは、事前校閲の対象となる契約書ドラフト（必要に応じ、直接幣機構において修正案のご提示が可能なようにWordファイルでご提出をお願いいたします。）^※１及び契約認証に必要な書類のドラフトを契約認証窓口（gltco@jica.go.jp）（CCに実施監理課担当者アドレスを加えてください。）に提出し、事前校閲を依頼してください。
※１　英文以外による契約書の場合は、英訳を添付してください。
２）JICAは契約書ドラフトに対して事前校閲を行い、実施監理担当者からコンサルタントに結果を連絡します。
（３）事前校閲の留意点
契約書の署名予定日や入札図書の配布予定日から逆算し、日程に余裕を持って事前校閲を依頼するようにしてください。
事前校閲を行った場合でも、署名済契約書に対する契約認証（同意）の段階で不備が確認されれば、修正を求めることがありますので、予めご了解ください。

※ 2025 年 3 月に改正し、従来より提出を求める書類を簡素化しています。従来の書類・書式を使用することでも結構ですが、贈与契約（ G/A ）締結の時期等に拘わらず、新しい書類と手続きで対応いただけると幸いです。