◎契約変更の事前協議に必要な書類と関連手続き
コンサルタント契約／業者契約の契約認証の後、当該原契約の変更（設計変更を含む。）を行う場合は、変更した契約（変更契約書）について再度JICAが契約認証しない限りGrantの対象（eligible for Grant）となりません。なお、「契約金額」の変更がなくても、契約履行業務に実質的な変更がある場合は契約変更が必要ですので、ご留意願います。
このため、変更契約書への署名に先立ってコンサルタントから契約変更の内容についての資料を提出頂き、事前の協議・確認を行うことにより、変更契約書の契約認証手続き（受贈国実施機関からの申請書を要します。）を円滑に実施したいと考えています。
具体的には、原則として以下の手続きによることとしてください。
１．事前の情報共有
契約変更を必要とする可能性をコンサルタントが認識した場合は、Project Monitoring Report（PMR）に記載する、または直接JICA担当者にメールするなどして、速やかに情報共有してください。
JICAでは、この段階では、主に以下の観点で検討させて頂きます。
・贈与契約（G/A）に規定するDetails of the Projectの範囲内か？
・施主や業者、またはコンサルタントの責に帰すべき内容ではないか？
・（増額が見込まれる場合）「予備的経費の支出等に係るガイドライン」に基づき、予備的経費の支出対象となりえるか？
・供与限度額の範囲内での対応が可能か？
２．事前協議
コンサルタントは、以下の資料を作成し、事前協議を申し入れてください。なお、この時点では受贈国実施機関（施主）の正式レターは不要としますが、施主とも契約変更の内容について、十分意見交換しておいてください。
（１）契約変更に係るコンサルタントの意見書
以下の項目を含むコンサルタントの技術的見解を文書で提出してください。また、必要と思われる資料を添付してください。
・契約変更の内容（追加工事、履行期限の延長、契約金額の増額等）
・変更を要する理由（追加工事や設計変更がある場合、具体的な図面等を添付。）
・変更が業者からの要望（クレーム）である場合、その要望内容とそれに対するコンサルタントの技術的見解
・変更が受贈国実施機関（施主）からの要望である場合、その要望内容とそれに対するコンサルタントの見解
・契約金額を変更する場合、その積算内訳（原則として、業者からの見積書を取付け、コンサルタントの査定内容を記載。）
（２）Schedule of Payment（契約変更後）
契約変更後の支払スケジュールを提示してください。
Schedule of Payment（
Excel/28KB
）、（
PDF/427KB
）
事前協議の内容（契約変更の内容及び金額）について、JICAは、「（予備的経費の使用を含め）Grantとして適切な支出であるか？」を判断し、文書決裁で組織としての意思決定を行った上で、結果をコンサルタント宛に通知します。
なお、提出いただいた資料で判断が困難な場合等には、追加の資料の提示を依頼する場合がありますが、よろしくご対応願います。
３．契約認証の申請
JICAがコンサルタント宛に通知した検討結果の範囲内で「変更契約書」を作成・署名し、受贈国実施機関（施主）から正式に契約認証の請求を取付けてください。
契約認証の他、予備的経費の使用等に係るJICAの確認・同意を要する場合は、契約認証請求と同時に手続きしてください。
契約認証に係る手続きについてはこちら。
※ 契約変更の事前協議手続きは
2025
年
4
月に改正し、従来より合理化しています。従来の書式及び手続きによることでも結構ですが、贈与契約（
G/A
）締結の時期等に拘わらず、新しい書類と手続きで対応いただけると幸いです。
参考資料
建設工事契約の標準契約約款（General Conditions of Contract for Construction Works）において、設計変更や契約変更がどのように規定されているかを説明していますので、参考にしてください。
・建設契約書における設計変更と契約変更について（
PDF/184KB
）
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