草の根技術協力事業業務委託契約に係る電子データ提出及び押印の取り扱いについて
2024.03.06
2022年10月31日
2023年10月2日（改定）
2024年3月4日（改定）
JICA調達・派遣業務部契約第二課
草の根技術協力事業業務委託契約で扱う書類の提出方法及び押印省略可否に関し、2023年10月２日付お知らせを以下の通り改定・追加します。
追加事項
No2．「電子契約署名アドレス・支払口座届出書」の提出時押印も省略可とします。
No7. 「打合簿」電子印鑑での提出も可とします。
No9．「業務月報」「四半期業務報告書」「業務完了届」「事業完了届」についても押印省略可とします。
※支援型については、全て国内機関に提出ください
草の根技術協力事業 電子データ提出及び押印の取扱い
2024年3月改定
| NO | 書 類 |
PDF
電子提出 |
押印省略 可否 |
提出方法等 | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 |
最終見積書
※新規契約・変更契約時に提出する書類です。 |
可 | 可 | ・電子提出は契約第二課担当者宛に送付。 ・電子提出に不都合がある場合は、原本(印刷物)を契約第二課担当者宛に郵送。 |
|
| 2 |
電子契約署名アドレス・支払口座届出書
※新規契約・変更契約時に提出する書類です。 |
可 | 可 |
・電子提出は契約第二課担当者宛に送付。 ・電子提出に不都合がある場合は、原本(印刷物)を契約第二課担当者宛に郵送。 |
|
| 3 |
契約書
原則電子契約書による契約となります。書面契約を希望される場合は相談ください。 |
電子契約 ： | - | - | 電子契約署名アドレス・支払口座届出書記載の電子メールアドレスで契約書の署名を行います。 |
| 書面契約 ： | 否 | 否 | 当部業務支援チーム宛に郵送。 | ||
| 4 | 連帯保証書 | 否 | 否 | ・連帯保証書原本およびNo.５の概算払請求書の原本を当部業務支援チーム宛に郵送。 ・2021年度採択案件より連帯保証書の提出は不要。 |
|
| 5 | 連帯保証書提出が必要な概算払請求書 | 否 | 可 | ・押印省略する場合は、「請求にかかる責任者及び担当者」の氏名、役職、所属先及び連絡先（電話番号及び電子メールアドレス）を必ず明記。 請求書様式例（PDF） ・押印有無にかかわらず、原本をNo.4連帯保証書とともに当部業務支援チーム宛に郵送。 |
|
| 6 |
四半期部分払、概算払、精算払の請求書
※連帯保証書を伴う概算払はNo.４、No.５のとおりです。 |
可 | 可 | ・押印省略する場合は、「請求にかかる責任者及び担当者」の氏名、役職、所属先及び連絡先（電話番号及び電子メールアドレス）を必ず明記。 請求書様式例（PDF） ・電子提出は当部業務支援チーム宛に送付。 ・電子提出に不都合がある場合は、原本（印刷物）を当部業務支援チーム宛に郵送。 |
|
| 7 | 打合簿 | 可 | 否 | ・プロジェクトマネージャーが押印した打合簿のPDFを、主管部担当者宛に電子提出。 ・同PDF受領後、弊機構にて押印し、押印後のPDFを返送。 ・原本（印刷物）の提出は省略可。 ・電子印鑑での提出も可とします。 ・プロジェクトマネージャーが押印した打合簿の電子提出が困難な場合は、押印欄に「承認済」もしくは「押印省略」と記載してPDF化したファイルを監督職員宛に提出いただければ、押印版到着前に弊機構内での手続等を進めることが可能。 送付の際、電子メール本文内に社内責任者の役職・氏名を明記するとともに、社内責任者本人から送付するか、社内責任者にccで送付。 |
|
| 8 |
「四半期支出状況報告書」 「経費精算報告書」 ※2023年4月より原則PDF提出となりました。 |
可 | 可 | ・押印省略する場合は、「責任者及び担当者」の氏名、役職、所属先及び連絡先（電話番号及び電子メールアドレス）を必ず明記。 ・JICA国内機関より案件別に付与されるGIGAPODに格納し、当部業務支援チーム宛にメールを送付。 ・電子提出に不都合がある場合は、原本（印刷物）を当部業務支援チーム宛に郵送。 |
|
| 9 |
・業務月報 ・四半期業務報告書 ・業務完了届 ・事業完了届 |
可 | 可 |
・押印を省略する場合は、「責任者及び担当者」の氏名、役職、所属先、連絡先（電話番号及び電子メールアドレス）を必ず明記。 ・提出先はJICA国内機関担当者。 ・原本（印刷物）の提出は省略可。 ・報告書の添付資料のPDF電子提出も可 |
|
留意事項
- 各提出期限は電子提出の場合も郵送の場合も同日となります。押印したものをPDFで電子提出する場合、上記No.4、5（連帯保証書、その提出が必要な概算払請求書）以外は、弊機構への原本郵送は不要です。
- 請求書の押印を省略する場合、「請求に関する責任者及び担当者」の氏名、役職、所属先及び連絡先（電話番号及び電子メールアドレス）を必ず請求書に明記して下さい。（様式例参照）
- PDF電子提出をする場合、提出時の電子メールはプロジェクトマネージャーや経理部門管理職等PDF電子提出に係る責任者本人から送付する、もしくは、これらの方々をccに追加の上送付してください。
郵送先
〒102-8012
東京都千代田区二番町5-25
独立行政法人国際協力機構
調達・派遣業務部 業務支援チーム（精算担当）宛
電子提出先
NO1～6
宛先： 調達・派遣業務部業務支援チーム（契約・支払班）
メールアドレス： outm1_shiharai@jica.go.jp
NO7. 8
宛先： 調達・派遣業務部業務支援チーム（精算班）
メールアドレス： e_seisan2@jica.go.jp
No.9 各国内機関担当者
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