施設利用

当施設には、開発途上国を対象とした国際協力・国際交流を目的とした活動を行う団体のみなさまにご利用いただける貸出しスペースがあります。セミナー、ワークショップ、報告会等でご活用ください。なお、施設利用にあたっては、団体登録が必要となります。

利用申請方法とご利用の流れ

施設の利用を希望される場合は、「JICA地球ひろば施設利用規約」に同意の上、以下の手順により申請をしてください。

(1)仮予約

施設予約状況表で空き状況を確認もしくは下記連絡先まで予約状況をお問い合わせの上、電話・Eメール・ファックスで仮予約を行ってください。

平日夜間18:00以降と休日のみ 15分間隔で表示しています。平日日中の予約状況については総合案内へご照会ください。

* セミナールーム等の利用は、最低1時間から1時間単位での貸し出しとし、利用時間を延長する場合は、追加時間分の料金を支払うものとします。追加料金は1時間単位で加算します。また連続してご利用される場合は5日間を上限とします。
* 平日日中の施設利用は混みあうことも多く、特に平日夜間ご利用の際は、日中の予約状況によってはイベント等の開始時間を19時以降にすることをおすすめします。

(2)本予約

仮予約から1週間以内、利用日の3営業日前までに「施設利用申請書」をEメールで提出してください。Eメールの送付が難しい場合はその旨ご連絡ください。予約は、「施設利用申請書」の提出後に確定されます。仮予約から1週間を経過しても「施設利用申請書」の提出がない場合、仮予約は自動キャンセルとなります。

(3)承認

予約確定後、「施設利用承認書」をEメールで送付します。Eメールでの受け取りが難しい場合はその旨ご連絡ください。

「施設利用承認書」は施設ご利用日当日、総合案内にご提示ください。

* 「国際会議場」「大会議室」「セミナールーム203」の平日9:00〜18:00のご利用については、予約確定がご利用日の3ヵ月前となります。施設の利用状況によっては仮予約をキャンセルさせていただく場合もありますので、あらかじめご了承ください。

(仮予約⇒1週間以内に「施設利用申請書」提出(提出がない場合は自動キャンセル)⇒ご利用日の3ヵ月前に予約確定⇒「施設利用承認書」発送となります。)

(4)保安責任者の配置

安全上の理由により、施設利用の際は「保安責任者」を必ず配置してください。また、利用者が100名を超える場合は、「安全誘導者」(保安責任者との兼務不可)を2名配置し(概ね利用者50名につき1名を配置)、施設利用前に警備担当から避難経路等必要な説明を受けてください。

(5)受付設置

参加者及び関係者総数が20名を超える場合の施設利用及びイベント等については、必ず利用団体が「受付」を設置するとともに、必要な要員を配置し利用者の混乱を防止してください。

(6)利用料の支払

施設利用料は、ご利用日当日の利用開始時間前までに総合案内にて現金でお支払いください。現金でのお支払いが難しい場合は、総合案内へお申し出いただければ、JICA地球ひろばが指定する口座への振込みも可能です。(振込手数料はご負担願います。)

(7)利用報告

施設利用に際し退館時に総合案内まで「施設利用報告書」をご提出ください。

(8)問合せ・申請書等提出先

JICA市ヶ谷ビル内 総合案内
住所:〒162-8433 東京都新宿区市谷本村町10-5
電話:03-3269-2911
【電話受付時間】9時から20時(平日)
10時から18時(土・日曜日、祝日)
ファックス:03-3269-5044
Eメール:iictad-front@jica.go.jp

キャンセル

予約をキャンセルする場合は、必ず総合案内にお知らせください。場合によりキャンセル料を下記のとおりお支払いいただきます。キャンセルのお申し出の後、請求書を送付しますので1ヵ月以内に所定の銀行口座への振込みをお願いします。(振込手数料についてもご負担願います。)

利用開始日の前日から起算したキャンセル申出日 キャンセル料
15日目にあたる日以前 無料
14日目から4日目にあたる日 利用料金の50%
3日目にあたる日以降 利用料金の100%

* 施設を2日以上連続して利用される場合は、初日が利用開始日となります。
* JICA後援等の名義を使用し施設利用料金の減免がある場合でも、キャンセル料は減免前の利用料金を算出基準として同様にお支払いいただきます。
* 利用時間を短縮する場合は、利用をキャンセルした時間分(1時間単位とする)について、上記表に準じキャンセル料をお支払いいただきます。(現金払い)
* 利用時間を延長する場合は、1時間単位の追加時間分の料金をお支払いいただきます。(現金払い)
* 施設利用日を変更する場合は、既予約分をキャンセルし(キャンセル料適用期間中の場合はキャンセル料をお支払いいただきます)、新規に施設予約申請を行ってください。

参加費等の徴収

当施設では、営利目的の利用を禁止していることから、入場料や参加費などを徴収する場合は、「施設利用申請書」の「参加費等の徴収」欄に記入の上、「収支予算書」を提出してください。

物品販売・募金徴収

当施設では、営利目的の利用を禁止していることから、事前に「物品販売・募金徴収申請書」によりJICAから承認された場合を除いて、物品販売・募金徴収についても原則禁止しています。物品販売・募金徴収を行う場合は以下についてご了承の上、「施設利用申請書」と共に「物品販売・募金徴収申請書」をご提出ください。

* 物品販売及び募金徴収を施設利用の主目的とすることはできません。
* 書籍販売は、申請団体及び申請団体の活動に係わる書籍のみが承認の対象となります。
* 他団体物品の委託販売、生鮮食品の販売はできません。
* 収益は、団体の活動支援金その他公益目的に使用されることが前提となります。

名義使用申請

イベントやセミナー等の実施にあたって、JICAの後援、協賛、協力、共催を希望する場合は、こちらをご覧ください。

東日本大震災関連での施設利用

当施設を東日本大震災関連の活動で利用する場合は、「施設利用申請書」と共に「施設利用申請書別添(東日本大震災関連での施設利用)」をご提出ください。

設営・機器貸出

部屋の基本形を変更した机の並べ替え等の設営が必要な場合や、別表の機器・備品の貸出しを希望される場合は、こちらをご覧ください。

駐車場

駐車場の利用をご希望の場合は「施設利用申請書」の「駐車場の使用」欄に記入の上、「駐車場使用申請書」をご提出ください。
駐車台数に限りがあるため、申請いただいても、施設の利用状況によりご使用をお断りする場合もございますので、あらかじめご了承ください。

ケータリングサービス

当施設のカフェJ's Cafeでは、セミナールーム、会議室での各種ケータリング(飲料やエスニック料理などのお食事)を承っておりますので、ぜひご利用ください。予約詳細、メニュー内容等につきましては、カフェのページをご覧ください。

メルマガ掲載

隔週火曜日配信のPC版メールマガジン「地球ひろば便り」へのイベント情報掲載を希望する場合は、「施設利用申請書」の「メールマガジンの掲載」欄に必要事項を記入してご提出ください。ただし、配信日の10日前までに施設利用申請が承認されていない場合や掲載に必要な事項のご連絡がない場合は掲載されませんので、あらかじめご了承願います。

その他の遵守事項

  • 施設内でのゴミだしは原則禁止となります。
  • 利用終了後は、速やかに整理・清掃を行ない、机・椅子等の原状回復を行ってください。
  • その他の禁止事項、利用条件については「JICA地球ひろば施設利用規約(PDF/222KB)」をご確認ください。

施設情報