コンサルタント等契約における支出実績中間確認制度の導入について

2015年10月7日
調達部

標記に関し、長期契約・大型契約となるコンサルタント等業務実施契約において、精算時の証憑確認作業の平準化及び精算確定所要期間の短縮化を図ることを目的として、契約履行期間中に、支出実績中間確認(以下、「中間確認」)を行うこととし、2015年10月8日から導入しました。本制度の内容は下記のとおりです。

1.適用条件

(1)対象案件:コンサルタント等業務実施契約(契約履行期間が18ヶ月以上のものに限る。)

(2)中間確認の対象期間:6ヶ月以上

(3)最終中間確認以降から契約履行期限までの残余期間:6ヶ月以上

(4)中間確認報告書提出期間:6月から12月末まで。ただし、提出予定日の1カ月前までに申請すること。

(5)受領の制限:申請の段階で、中間確認作業及び年度末精算作業等の調整の結果、報告書を受理できないことがある。

(6)報告書の提出回数:上記(2)及び(3)の条件内であれば、複数回の提出は可能。提出時期は受注者が設定可能。打合簿の取交しは不要。

(7)申請方法:中間確認報告書の提出予定日の1カ月前までにJICA調達部の指定アドレスへメールにて申請する。JICAは報告書の受理可否に関するメールを返信する。

申請先:
prtm2-seisan@jica.go.jp
件名:
支出実績中間確認報告書の提出申請:案件名
本文:
1.案件名、2.契約履行期間、3.中間確認対象期間、4.提出予定日、5.提出予定冊数(○○センチファイル×○○冊))、6.申請予定時期(第○回:○○年○月、第○回:○○年○月、第○回:○○年○月、計○回)、7.受注先担当者情報(社名、部署、氏名、電話番号、メールアドレス)

2.中間確認の対象費目:直接経費(中項目)

(1)一般業務費
(2)成果品作成費
(3)機材費(納入/支払が完了した場合)
(4)再委託費(業務/支払が完了した場合)
(5)国内研修費
※航空賃及び日当・宿泊料は対象外。
※一般業務費定率化適用案件は対象外。

3.手続き

(1)中間確認時

【画像】

1)受注者は、中間確認報告書を提出する1カ月前までに調達部に申請する。
申請先:prtm2-seisan@jica.go.jp
2)JICAは、報告書受領可否メールを返信する。
3)受注者は、中間確認報告書を6月から12月末までの間に提出する。
中間確認報告にかかる報告書表紙及び内訳書以外は精算報告書と同じ様式・同じ作成方法とする。
4)JICAは、支出確認を行い、「支出実績中間確認通知書」を発出する。
中間確認報告書は、JICAが保管する。
(2)精算時
受注者は、精算報告書提出時に、通知書の写しを添付し、JICAへ提出する。以降の手続きは従来の精算報告と同じ。

4.留意事項

(1)本制度は精算を確定するものではなく、中間段階での支出実績の確認を行うもの。精算時は、中間確認済の証憑等は確認せず、中間確認対象期間以降の精算内容を確認する。

(2)中間確認通知後に、対象期間中に発生した支出内容を追加することは原則認めないが、適正な理由や証憑がある場合は、都度判断のうえ、認めることがある。その際は、打合簿を取り交わし、対象分は次回の中間確認時もしくは精算時に申請する。

以上